Kundenbarbecue organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Kundenbarbecue entscheidet nicht nur das Menü über einen reibungslosen Tag. Du brauchst früh eine belastbare Gästezahl, musst Ernährungswünsche und Allergene erfassen und Reservierungen für Grills, Kühlung, Tische und Stühle koordinieren. Plane den Aufbau rückwärts vom Eintreffen der Gäste und lege fest, wer Einkauf, Empfang, Buffet und Grill übernimmt. Besonders häufig werden Kühlkapazität, Toilettenkontrolle und ein Plan für schlechtes Wetter zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Lieferanten reservieren
- 5
Endgültige Gästezahl festlegen
- 6
Tische und Stühle reservieren
- 7
BBQs und Kühlboxen reservieren
- 8
Menü und Allergene festlegen
2 Personen
- 9
Geländeaufteilung erstellen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Gästeliste und Diätliste drucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 14
Fleisch und vegetarische Produkte portionieren
2 Personen
- 15
Saucen und Salate vorbereiten
2 Personen
- 16
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Location und Toiletten kontrollieren
- 18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
- 21
Grills sicher aufstellen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Musik und Beleuchtung testen
Event
- 24
BBQs anzünden
2 Personen
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Aperitif und Häppchen servieren
2 Personen
- 27
Barbecuegerichte grillen
3 Personen
- 28
Buffet auffüllen
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
- 32
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
BBQs sicher löschen
2 Personen
- 34
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 35
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 36
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
- 37
Location und Mobiliar reinigen
3 Personen
- 38
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 39
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
- 40
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 48
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- GasgrillsAnz. 2
- GasflaschenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und ServiermesserAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- AluschalenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 16
Dekoration
- TischdeckenAnz. 9
- BannerAnz. 4
- BallonsAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin eine vorläufige Gästezahl und die Ernährungswünsche vorliegen hast. Die endgültige Zahl legst du 5 bis 7 Tage vorher fest.
- Plane Getränke nicht nur nach der Gästezahl, sondern nach dem Ablauf: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Wasser sollte während der gesamten Veranstaltung leicht erreichbar sein.
- Trenne Grill, Buffet und Bar räumlich voneinander und lasse mindestens einen freien Durchgang. So bilden sich beim Nachlegen, Schöpfen und Einschenken keine Schlangen an derselben Stelle.
- Bereite Fleisch und vegetarische Produkte getrennt vor und kennzeichne Schalen mit Allergenen. Drucke Gästeliste und Diätliste am Veranstaltungstag aus, statt dich auf einzelne Nachrichten oder das Gedächtnis des Teams zu verlassen.
- Kontrolliere am Vortag Wetter, Toiletten, Kühlung, Gasflaschen, Beleuchtung und Musik. Baue Partyzelte, Tische und Stühle möglichst mehrere Stunden vor dem Empfang auf und teste die Grills vor dem Anzünden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kundenbarbecue planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen und Reservierungen. Menü, Allergene und die wichtigsten Dienstleister sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man pro Gast beim Kundenbarbecue?
- Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Rechne für den weiteren Verlauf mit etwa einem Getränk pro Person und Stunde und plane zusätzlich Wasser ein.
- Wann sollte die endgültige Gästezahl feststehen?
- Lege die endgültige Gästezahl 5 bis 7 Tage vor dem Barbecue fest. Dann kannst du Einkauf, Portionen, Sitzplätze, Geschirr und Kühlboxen anpassen, ohne am Veranstaltungstag nachorganisieren zu müssen.
- Was sollte man bei einem Kundenbarbecue am Vortag prüfen?
- Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Toiletten, Gasgrills, Gasflaschen, Kühlboxen, Geschirr und Beleuchtung. Drucke außerdem Gästeliste und Diätliste aus und teile die Zuständigkeiten für Empfang, Buffet und Grill ein.
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