Zo organiseer je een kitesurfwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de locatie, vergunning en veiligheid op het water. Leg daarna de wedstrijdopzet vast: reglement, windgrenzen, jury, reddingscrew en communicatie. Pas wanneer die basis staat, regel je deelnemers, startgelden, materiaal, catering en vrijwilligers. Houd de weersverwachting tot de laatste dagen actief bij en geef deelnemers vooraf duidelijke instructies over tijden, wedstrijdnummers en wat er bij te weinig of te veel wind gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Waterbeheerder informeren
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Juryleden vastleggen
7
Reddingscrew vastleggen
8
Spreker en omroeper regelen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startgelden verwerken
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Catering reserveren
18
Toiletvoorzieningen reserveren
19
Afvalinzameling regelen
20
Weersverwachting volgen
21
Windgrenzen communiceren
22
Deelnemersbrief versturen
23
Vrijwilligers indelen
2 personen
24
Startlijsten afdrukken
25
Wedstrijdnummers klaarmaken
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materialen controleren
2 personen
28
Accu's opladen
29
Kites en lijnen inspecteren
2 personen
30
Draaiboek uitprinten
31
Terrein afzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Wedstrijdboeien uitzetten
3 personen
35
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
36
Jurytafel inrichten
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
EHBO-tafel inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Registratiebalie inrichten
2 personen
42
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
43
Jurybriefing geven
2 personen

Event

44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Wedstrijdnummers uitdelen
2 personen
46
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
47
Openingsbriefing geven
2 personen
48
Start eerste heat begeleiden
5 personen
49
Tussenstanden registreren
2 personen
50
Reddingsboot stand-by houden
3 personen
51
Tweede heat begeleiden
5 personen
52
Derde heat begeleiden
5 personen
53
Finale begeleiden
5 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes en maaltijden serveren
4 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Windmetingen registreren
58
Muziek en omroep verzorgen
59
Publiek informeren
2 personen
60
Prijsuitreiking houden
3 personen
61
Deelnemers laten uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Wedstrijdboeien binnenhalen
3 personen
63
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies en materialen reinigen
3 personen
69
Materiaal droog opslaan
3 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken
74
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratiebalie
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startvlag
Finishvlag
Windmeteraantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 40
Reservekitesaantal 2
Reserveboardsaantal 2
Kitepompenaantal 8
Lijnmessenaantal 12
Helmenaantal 40
Impactvestenaantal 40
Reddingsboeienaantal 6
Reddingsboot
Peddelsaantal 2

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Wedstrijdpostersaantal 10
Sponsorbannersaantal 8
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en toestemming vroeg vast. Controleer naast de wedstrijdvergunning ook wie het water beheert en deel het veiligheidsplan met de reddingscrew voordat je deelnemers uitnodigt.
Maak windgrenzen onderdeel van het reglement en de deelnemersbrief. Vermeld wanneer je een heat uitstelt of afgelast en wijs één persoon aan die updates verspreidt via de afgesproken communicatiekanalen.
Plan de veiligheidsbezetting apart van de jury. Zorg tijdens elke heat voor een reddingsboot, reddingsboeien, portofoons en een bemanning die weet wie de wedstrijdleiding direct waarschuwt.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer deelnemersgegevens, dieetwensen en startgelden vooraf, druk startlijsten en wedstrijdnummers uiterlijk de dag ervoor af en leg een registratiebalie klaar.
Maak een materiaallijst voor water én wal. Controleer boeien, ankers en ankerlijnen, vlaggen, windmeter, reservekites en -boards, kitepompen, lijnmessen, helmen en impactvesten vóór de opbouw; test ook geluidsinstallatie, microfoon en portofoons.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kitesurfwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, waterbeheerder en veiligheidsplan. Reserveer jury, reddingscrew, catering en toiletvoorzieningen zodra de datum en locatie vaststaan.
Welke windgrenzen gebruik je bij een kitesurfwedstrijd?: Er is geen vaste grens die voor elke wedstrijd geldt: leg de onder- en bovengrens vast met wedstrijdleiding, veiligheidsverantwoordelijke en reglement. Communiceer die grenzen uiterlijk in de deelnemersbrief en geef op de wedstrijddag updates zodra de metingen veranderen.
Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een kitesurfwedstrijd?: Stuur de brief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Neem daarin het programma, de locatie, registratie-instructies, windgrenzen, wedstrijdnummers, veiligheidsregels en de procedure bij uitstel of afgelasting op.
Hoeveel reddingsmateriaal heb je nodig voor een kitesurfwedstrijd?: Plan minimaal één reddingsboot met reddingsboeien, peddels en portofoons voor de reddingscrew, afgestemd op het aantal deelnemers en het parcours. Leg daarnaast lijnmessen, helmen en impactvesten beschikbaar volgens je veiligheidsplan en controleer alles vóór de eerste heat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.