Zo organiseer je een kindermuziekfestival

Begin met het programma en de locatie, niet met versiering of boodschappen. Leg eerst datum, optredens, vergunningen en veiligheidsafspraken vast; daarna kun je materiaal, vrijwilligers en communicatie plannen. Voor kinderen maakt een duidelijke indeling het verschil: herkenbare zones, korte optredens, schaduw en een eenvoudige route naar eten, drinken en EHBO. Werk vervolgens terug vanaf de festivaldag, zodat reserveringen, aanmeldingen, artiesteninformatie en het draaiboek op tijd klaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en vergunning controleren
2 personen
3
Muzikanten en entertainers boeken
2 personen
4
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Draaiboek uitwerken
2 personen
12
Podiumprogramma bevestigen
2 personen
13
Artiesteninformatie verzamelen
14
Plattegrond maken
15
Veiligheidsplan controleren
2 personen
16
EHBO-afspraken bevestigen
17
Weersverwachting volgen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materiaal ophalen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Fruit en snacks portioneren
3 personen
23
Artiestenbriefing versturen
24
Locatie openen
2 personen
25
Laden en lossen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Podiumzone inrichten
4 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
30
Instrumenten klaarzetten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Infopunt inrichten
2 personen
34
Kinderhoek inrichten
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
37
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

39
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Programma aankondigen
42
Kinderworkshops begeleiden
5 personen
43
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
44
Dansactiviteiten begeleiden
3 personen
45
Instrumenten uitdelen
2 personen
46
Instrumenten innemen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee schenken
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Rustige kinderzone begeleiden
2 personen
54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
55
Laatste optreden aankondigen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Catering afsluiten
3 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
3 personen
67
Overgebleven eten opslaan
2 personen
68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
69
Verloren voorwerpen afhandelen
70
Leveranciersgegevens verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Muziekinstrumentenaantal 20
Draagbare ventilatorenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Festivalbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 200
Stiftenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 50
Serveerschalenaantal 15
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Sportmateriaal

Danslintenaantal 30
Ritmestokjesaantal 30
Hoelahoepenaantal 15
Zachte ballenaantal 15
Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 100
Knutseltafellopersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het podiumprogramma in korte blokken en bevestig de tijden uiterlijk één week vooraf met alle muzikanten en entertainers. Verzamel daarbij contactgegevens, aankomsttijd en technische benodigdheden in één artiestenbriefing.
Controleer de locatie minimaal vier weken vooraf op vergunningen, stroompunten, vluchtwegen en een plek voor EHBO. Maak een plattegrond met pijlborden en houd kabels van speakers, microfoons en verlichting buiten de looproutes.
Wijs vrijwilligers vaste rollen en tijdvakken toe, bijvoorbeeld ontvangst, podium, drank, begeleiding en opruimen. Plan per shift minstens één overdrachtsmoment, zodat niemand bij de ingang of achter het mengpaneel plotseling alleen staat.
Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen voor het festival en bepaal uiterlijk 48 uur vooraf wat je met partytenten, tafels, ventilatoren en verlichting doet. Zet bij warm weer drinkpunten en schaduwplekken op de plattegrond, niet pas op de dag zelf.
Koel dranken en portioneer fruit en snacks vóór de opening, met herbruikbare bekers, borden en bestek klaar per uitgiftepunt. Tel materiaal bij ophalen en terugbrengen; vooral verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels, microfoonstandaards en zaklampen worden snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kindermuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Boek muzikanten en entertainers vroeg, controleer de vergunningen en reserveer materiaal zodra datum en locatie vaststaan. Werk het draaiboek en de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor het festival af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kindermuziekfestival?: Reken op minimaal één vrijwilliger per vaste post of activiteit, plus 2 tot 3 mensen als reserve en voor laden en lossen. Bij een programma met podium, ontvangst, eten en drinken, begeleiding en EHBO-afstemming kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers voor een kleinschalig festival.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een kindermuziekfestival?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week voor het festival op, zodat je snacks, drinken, naamstickers en de ontvangst kunt voorbereiden.
Wat regel je de dag voor een kindermuziekfestival?: Controleer de weersverwachting, boodschappenlijst, artiestenbriefing en vrijwilligersindeling 24 uur vooraf. Koel houdbare dranken en zet snacks pas op de dag zelf klaar; controleer ook of materiaal, kabels, microfoons, lampen en bewegwijzering compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.