Organiser un festival de musique pour enfants, étape par étape

Un festival de musique pour enfants demande surtout une bonne coordination entre le programme, le lieu, les artistes et l’accueil des familles. Commencez par fixer la date, vérifier les autorisations et réserver la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre d’enfants détermine les besoins en bénévoles, en sièges, en gobelets et en collations. Gardez ensuite une marge pour les imprévus : météo, retards de montage et changements dans le programme de scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
3
Réserver des musiciens et des artistes
2 personnes
4
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Élaborer le déroulé
2 personnes
12
Confirmer le programme de la scène
2 personnes
13
Rassembler les informations sur les artistes
14
Créer le plan
15
Vérifier le plan de sécurité
2 personnes
16
Confirmer les consignes de premiers secours
17
Suivre les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
23
Envoyer le briefing aux artistes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Chargement et déchargement
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Aménager la zone de scène
4 personnes
29
Raccorder le matériel audio
3 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager le point d’information
2 personnes
34
Aménager l’espace enfants
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
37
Préparer les boissons et la glace
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Annoncer le programme
42
Animer les ateliers pour enfants
5 personnes
43
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
44
Encadrer les activités de danse
3 personnes
45
Distribuer les instruments
2 personnes
46
Récupérer les instruments
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Encadrer la zone calme pour enfants
2 personnes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer le dernier numéro
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Clôturer le catering
3 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
69
Gérer les objets perdus
70
Rassembler les coordonnées des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 10
Tabouretsqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Instruments de musiqueqté 20
Ventilateurs portablesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du festivalqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 200
Marqueursqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 50
Plateaux de serviceqté 15
Cuillères de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Matériel de sport

Rubans de danseqté 30
Baguettes rythmiquesqté 30
Faire du hula-hoopqté 15
Balles souplesqté 15
Coloriagesqté 200
Crayons de couleurqté 100
Chemins de table pour tables de bricolageqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi confirmer les artistes, le lieu et les besoins techniques dans le bon ordre.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, au moins 10 jours avant le festival. Demandez dès ce moment les allergies et besoins alimentaires : les achats de fruits et d’en-cas en dépendent.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de compter sur une seule équipe. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, les artistes, la circulation et le rangement.
Faites valider le plan de sécurité avant le montage. Indiquez les accès, les panneaux directionnels, le point de premiers secours et les câbles liés aux haut-parleurs, microphones et rallonges.
Préparez le déroulé de scène avec les horaires d’arrivée et les contacts des artistes. Envoyez le briefing au moins 3 jours avant, puis gardez une version imprimée sur place pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique pour enfants ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour réserver le lieu, les artistes et le matériel. Avec moins de 4 semaines, les disponibilités et les autorisations deviennent plus difficiles à confirmer.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de relancer les familles et d’adapter les quantités de nourriture et de vaisselle.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour 15 à 20 enfants, puis ajoutez une personne dédiée aux artistes et une autre à la coordination. Organisez les relais par tranches de 2 à 3 heures pour éviter les postes non couverts.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Récupérez ou faites livrer le matériel la veille lorsque c’est possible, puis vérifiez les câbles, les microphones et les haut-parleurs avant l’ouverture. Mettez les boissons au frais quelques heures avant le début et répartissez les collations juste avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.