Kinder-Musikfestival organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Kinder-Musikfestival hängen Programm, Technik, Sicherheit und Verpflegung eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Genehmigungen und buche Musiker sowie Entertainer frühzeitig. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung und ein genauer Ablaufplan für Bühne und Pausen. Plane außerdem feste Zeitfenster für Material, Aufbau, Erste Hilfe und Wetterentscheidungen ein. So bleibt am Veranstaltungstag genug Zeit, um Lautsprecher, Mikrofone, Sitzplätze und Snacks zu prüfen, bevor die ersten Familien eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
- 3
Musiker und Entertainer buchen
2 Personen
- 4
Materialreservierungen vornehmen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Bühnenprogramm bestätigen
2 Personen
- 13
Künstlerinformationen sammeln
- 14
Lageplan erstellen
- 15
Sicherheitsplan prüfen
2 Personen
- 16
Erste-Hilfe-Absprachen bestätigen
- 17
Wettervorhersage verfolgen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Material abholen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Obst und Snacks portionieren
3 Personen
- 23
Künstlerbriefing versenden
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Be- und Entladen
4 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich einrichten
4 Personen
- 29
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 30
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 34
Kinderbereich einrichten
3 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 37
Getränke und Eis bereitstellen
2 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 39
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Programm ankündigen
- 42
Kinderworkshops begleiten
5 Personen
- 43
Musikauftritte betreuen
3 Personen
- 44
Tanzaktivitäten begleiten
3 Personen
- 45
Instrumente verteilen
2 Personen
- 46
Instrumente einsammeln
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Verlorene Gegenstände erfassen
- 53
Ruhige Kinderzone betreuen
2 Personen
- 54
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 55
Letzten Auftritt ankündigen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Catering abschließen
3 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 68
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 69
Fundgegenstände bearbeiten
- 70
Lieferantendaten sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BiertischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- HockerAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 3
- MusikinstrumenteAnz. 20
- Tragbare VentilatorenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- WimpelkettenAnz. 10
- BühnentücherAnz. 4
- Festival-SchilderAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 200
- StifteAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- Mehrweg-TellerAnz. 180
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 50
- ServierschalenAnz. 15
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
Sportmaterial
- TanzbänderAnz. 30
- RhythmusstäbeAnz. 30
- Hula-HoopAnz. 15
- SoftbälleAnz. 15
- MalvorlagenAnz. 200
- BuntstifteAnz. 100
- BasteltischläuferAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Bühnenzeiten zuerst fest. Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler spätestens zwei Wochen vorher Ankunftszeit, technische Anforderungen und die passende Kontaktperson.
- Prüfe Genehmigung, Lageplan und Sicherheitsplan mindestens vier Wochen vor dem Festival. Markiere Wegeweiser, Eingänge, Erste-Hilfe-Punkt und Bereiche für Zelte und Bühne deutlich.
- Teile Freiwillige in Schichten von zwei bis drei Stunden ein, statt alle gleichzeitig einzuplanen. Eine Person sollte am Veranstaltungstag ausschließlich den Ablauf und kurzfristige Änderungen koordinieren.
- Plane Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel am Vortag. Reserviere mindestens 60 Minuten für den Soundcheck vor dem ersten Programmpunkt.
- Kaufe verderbliche Snacks und Obst am Vortag und portioniere sie erst kurz vor Beginn. Kühle Getränke rechtzeitig und kläre Ernährungswünsche aus den Anmeldungen spätestens eine Woche vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Kinder-Musikfestival planen?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Buchungen. Ein detaillierter Ablaufplan, Helfereinteilung und Technikcheck sollten spätestens zwei Wochen vor dem Festival stehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Kinder-Musikfestival?
- Plane pro 25 bis 30 erwartete Kinder mindestens eine eingeteilte Betreuungsperson ein, zusätzlich eine Person für Technik und eine für die Koordination. Für Aufbau und Abbau brauchst du meist ein eigenes Team von vier bis sechs Personen.
- Wann sollte die Technik für ein Kinder-Musikfestival getestet werden?
- Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte mindestens eine Stunde vor dem ersten Auftritt für Aufbau und Soundcheck frei bleiben.
- Wie viel Getränke und Snacks braucht man für ein Kinder-Musikfestival?
- Rechne für das erste Festivalstündchen mit etwa zwei Getränken pro Kind und plane anschließend ungefähr ein Getränk pro weiterer Stunde ein. Bei Snacks sind zwei bis drei kleine Portionen pro Kind sinnvoll; Allergien und Ernährungswünsche solltest du mindestens sieben Tage vorher erfassen.
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