Cómo organizar un festival de música infantil paso a paso
Organizar un festival de música infantil requiere coordinar artistas, familias, sonido, seguridad y muchas tareas pequeñas en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, comprobar el lugar y tramitar los permisos antes de reservar músicos o material. Después cierra el programa, gestiona las inscripciones y reparte responsabilidades entre voluntarios. Durante la última semana, confirma horarios, previsión meteorológica, compras, primeros auxilios y necesidades técnicas de cada actuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
- 3
Reservar músicos y animadores
2 personas
- 4
Hacer reservas de material
2 personas
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reclutar voluntarios
2 personas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Desarrollar el programa
2 personas
- 12
Confirmar el programa del escenario
2 personas
- 13
Recopilar información de los artistas
- 14
Hacer el plano
- 15
Comprobar el plan de seguridad
2 personas
- 16
Confirmar acuerdos de primeros auxilios
- 17
Seguir la previsión del tiempo
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Recoger el material
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Porcionar frutas y snacks
3 personas
- 23
Enviar briefing a los artistas
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Carga y descarga
4 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar carpas
4 personas
- 28
Montar la zona del escenario
4 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 30
Preparar los instrumentos
3 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Montar el punto de información
2 personas
- 34
Montar el rincón infantil
3 personas
- 35
Montar el bufé de catering
3 personas
- 36
Montar el punto de café y té
2 personas
- 37
Preparar las bebidas y el hielo
2 personas
- 38
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
4 personas
- 41
Anunciar el programa
- 42
Supervisar talleres infantiles
5 personas
- 43
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
- 44
Coordinar actividades de baile
3 personas
- 45
Repartir los instrumentos
2 personas
- 46
Recoger los instrumentos
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Guiar la zona tranquila para niños
2 personas
- 54
Responder preguntas del público
2 personas
- 55
Anunciar la última actuación
- 56
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Cerrar catering
3 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Desmontar las carpas
4 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
3 personas
- 67
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 68
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 69
Gestionar objetos perdidos
- 70
Recopilar datos de proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas de cervezacant. 6
- Mantelescant. 10
- Taburetescant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Instrumentos musicalescant. 20
- Ventiladores portátilescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnalda de lucescant. 4
- Linternascant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Guirnaldascant. 10
- Telones de escenariocant. 4
- Carteles de festivalcant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Rotuladorescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platos reutilizablescant. 180
- Cubiertos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 50
- Bandejas de servircant. 15
- Cucharones de servircant. 10
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
Material deportivo
- Cintas de bailecant. 30
- Palos de ritmocant. 30
- Aros de hulacant. 15
- Pelotas blandascant. 15
- Libros para colorearcant. 200
- Lápices de colorescant. 100
- Manteles de manualidadescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobascant. 3
- Recogedores de basuracant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Toallas de papelcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa provisional y el lugar antes de enviar invitaciones. Comprueba con varias semanas de antelación si necesitas permiso y qué límites tiene el espacio para sonido, aforo y horarios.
- Reserva músicos, animadores, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes cuando el programa esté definido. Pide a cada artista sus necesidades técnicas y envía un briefing final al menos 3 días antes.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a franjas horarias: recepción, inscripciones, escenario, carga y descarga, comida y apoyo a familias. Prepara un plano con accesos, carteles direccionales, zona de primeros auxilios y salidas.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara frutas y snacks en porciones antes de abrir. Enfría las bebidas con tiempo y calcula la vajilla reutilizable según el número de asistentes, con un margen aproximado del 10 %.
- Revisa la previsión del tiempo 48 horas antes y vuelve a comprobarla la misma mañana. Si el festival es al aire libre, confirma carpas, iluminación LED, linternas, ventiladores portátiles y la protección de cables y regletas antes de la carga.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música infantil?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, reservar artistas y material, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reclutar voluntarios sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del festival infantil?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes e incluye un plazo de inscripción de al menos 2 semanas. Cierra el registro varios días antes del festival para conocer el número de niños, acompañantes y preferencias dietéticas.
- ¿Qué debe incluir el programa de un festival de música infantil?
- Incluye horarios de cada actuación, cambios de escenario, pausas, actividades y responsables. Deja entre 10 y 15 minutos entre actuaciones para ajustes de micrófonos, instrumentos y entradas del público.
- ¿Cuándo se confirma la seguridad y el material técnico?
- Confirma el plan de seguridad, los acuerdos de primeros auxilios y las necesidades de los artistas como mínimo 7 días antes. Haz una última revisión de cables, regletas, altavoces, iluminación y accesos entre 24 y 48 horas antes.
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