Zo organiseer je een kinderboerderij open dag

Begin met de datum, openingstijden en het dierenprogramma; die bepalen de rest van je planning. Deel daarna vrijwilligers in op ontvangst, dierenverzorging, activiteiten, catering en opruimen. Regel reserveringen en leveringen vroeg, en controleer enkele dagen vooraf zowel het weer als de dierenverblijven. Op de dag zelf werk je met duidelijke routebordjes, allergenenlabels en een getest pinapparaat, zodat bezoekers veilig hun weg vinden en je team niet alles tegelijk hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Leveringen bevestigen
9
Weersverwachting controleren
10
Dierenprogramma controleren
2 personen
11
Dierenverblijven inspecteren
2 personen
12
Dieren extra verzorgen
2 personen
13
Voerporties klaarzetten
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Materialen ophalen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Allergenenlabels maken
19
Routebordjes voorbereiden
2 personen
20
Kinderactiviteiten voorbereiden
3 personen
21
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
22
Geldwisselgeld klaarleggen
23
Bewegwijzering ophangen
2 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Kraam voor informatie inrichten
2 personen
27
Kassapunt inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet inrichten
3 personen
29
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Speelzone afzetten
2 personen
33
Knuffelhoek veilig inrichten
2 personen
34
Toiletten controleren
35
Vrijwilligers briefen
2 personen
36
Dierenrust voor opening creëren
2 personen
37
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Programma toelichten
40
Informatiekraam bemannen
2 personen
41
Kassa bemannen
2 personen
42
Dieren rondleiden
2 personen
43
Voermoment begeleiden
3 personen
44
Knuffelhoek begeleiden
3 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
46
Ponyritjes begeleiden
4 personen
47
Quizronde begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Dierenwelzijn controleren
2 personen
55
Rustpauzes voor dieren uitvoeren
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Dieren terugbrengen
3 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
67
Dierenverblijven nalopen
2 personen
68
Voorraad tellen
2 personen
69
Materialen reinigen
3 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
72
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Contant geldkistje
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Handmicrofoon

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Infobordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordjesaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Houten kruiwagensaantal 3
Hoepelsaantal 8
Ballenaantal 10
Ringwerpsetsaantal 3
Schminksetsaantal 3
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurplatenaantal 150
Ponyhoofdstellenaantal 4
Poetssets voor pony'saantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het dierenprogramma vóór je kinderactiviteiten uitwerkt. Controleer per onderdeel of de dierenverblijven toegankelijk en veilig zijn en zet voerporties vooraf klaar, zodat dierenverzorging niet botst met publieksmomenten.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling met vaste tijden en taken. Plan aparte mensen voor kassa, ontvangst, dieren, kinderactiviteiten en catering; anders blijft de kassa onbezet zodra een activiteit begint.
Controleer drie dagen vooraf alle leveringen, reserveringen en materialen. Test het pinapparaat en leg wisselgeld klaar vóór de opening; storingen bij de entree zorgen direct voor rijen.
Bereid eten, drinken en allergenenlabels uiterlijk de avond ervoor voor. Zet dranken koud, controleer dieetwensen en gebruik aparte serveertangen waar dat nodig is, zodat bezoekers snel antwoord krijgen op vragen over ingrediënten.
Maak een weerplan met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 48 uur vooraf. Bouw partytenten alleen op een veilige ondergrond, hang routebordjes op en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en buitenverlichting voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderboerderij open dag organiseren?: Leg datum, openingstijden en het programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen daarna doorlopend; reserveer materialen en bevestig leveringen uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoe deel je vrijwilligers in voor een kinderboerderij open dag?: Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een rooster met diensten van 2 tot 3 uur. Bezet minimaal ontvangst en kassa, dierenverzorging, kinderactiviteiten, catering en opruimen afzonderlijk, zodat niemand tegelijk twee publieksfuncties hoeft te doen.
Wanneer controleer je het weer voor een kinderboerderij open dag?: Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Neem uiterlijk 48 uur voor de start een besluit over partytenten, buitenactiviteiten, verlichting en eventuele aanpassingen aan de route.
Hoe voorkom je lange rijen bij de kassa op een open dag?: Test het pinapparaat de dag ervoor en leg een contant geldkistje met wisselgeld klaar vóór opening. Zet de kassa op een zichtbare plek met bewegwijzering en wijs tijdens piekuren één vaste vrijwilliger aan voor betalingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.