Organiser une journée portes ouvertes de ferme pédagogique
Une journée portes ouvertes de ferme pédagogique demande de coordonner les visiteurs, les bénévoles, les animaux et les activités sans perturber le fonctionnement de la ferme. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis travaillez à rebours pour les inscriptions, les réservations et les livraisons. Les derniers jours servent surtout à sécuriser les enclos, préparer l’accueil et tester les paiements. Le jour J, prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque zone.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Publier les horaires d’ouverture
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 7
Faire les réservations
- 8
Confirmer les livraisons
- 9
Vérifier les prévisions météo
- 10
Vérifier le programme animalier
2 personnes
- 11
Inspecter les enclos des animaux
2 personnes
- 12
Prendre soin des animaux supplémentaires
2 personnes
- 13
Préparer les portions de nourriture
2 personnes
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Récupérer le matériel
2 personnes
- 16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Créer les étiquettes d'allergènes
- 19
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 20
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
- 21
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
- 22
Préparer la monnaie
- 23
Installer la signalétique
2 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 27
Installer le point de caisse
2 personnes
- 28
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 29
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
- 30
Remplir les glacières
2 personnes
- 31
Suspendre la décoration
3 personnes
- 32
Délimiter la zone de jeu
2 personnes
- 33
Aménager un coin câlins en toute sécurité
2 personnes
- 34
Vérifier les toilettes
- 35
Briefing des bénévoles
2 personnes
- 36
Créer un espace de repos pour les animaux avant l’ouverture
2 personnes
- 37
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Événement
- 38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 39
Présenter le programme
- 40
Tenir le stand d'information
2 personnes
- 41
Tenir la caisse
2 personnes
- 42
Faire visiter les animaux
2 personnes
- 43
Encadrer le moment du repas
3 personnes
- 44
Encadrer le coin câlins
3 personnes
- 45
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
- 46
Encadrer les balades à poney
4 personnes
- 47
Animer la session de quiz
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Servir les boissons
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
- 54
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
- 55
Effectuer les pauses de repos pour les animaux
2 personnes
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 58
Ramener les animaux
3 personnes
- 59
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Rassembler les déchets
3 personnes
- 65
Nettoyer le site
4 personnes
- 66
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
- 67
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
- 68
Compter le stock
2 personnes
- 69
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 70
Retourner les matériels
2 personnes
- 71
Rendre les objets empruntés
2 personnes
- 72
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
- 73
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de bièreqté 4
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Gobelets à café réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Verres doseursqté 3
- Plateauxqté 6
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisse en espèces
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Téléphone mobileqté 2
- Mégaphone
- Microphone à main
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes d'extérieurqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 10
- Panneaux d’informationqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Panneaux de directionqté 12
Matériel de sport
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Brouettes en boisqté 3
- Cerceauxqté 8
- Ballonsqté 10
- Jeux de lancer d'anneauxqté 3
- Kits de maquillageqté 3
- Crayons de couleurqté 24
- Coloriagesqté 150
- Harnachements pour poneysqté 4
- Kits de toilettage pour poneysqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires d’ouverture, les créneaux d’activités pour enfants et les moments consacrés aux animaux. Cela évite de devoir modifier les invitations après leur envoi.
- Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et regroupez les besoins alimentaires au même moment. Préparez ensuite les étiquettes d’allergènes avec les encas et les portions, plutôt que le matin même.
- Répartissez les bénévoles par zone et par horaire, avec une personne dédiée à l’accueil, aux enclos, aux activités et à la caisse. Prévoyez aussi un remplacement pour chaque poste pendant les pauses.
- Vérifiez la météo et le programme animalier avant l’installation. Les tentes, les panneaux d’itinéraire et les enclos doivent être contrôlés avant l’arrivée du public, surtout si une livraison ou du matériel est attendu.
- Testez la caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture, puis préparez la monnaie séparément. Mettez les boissons au frais et installez tables, chaises et signalétique assez tôt pour garder du temps en cas de branchement ou de montage retardé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Ce délai permet de fixer le programme, publier les horaires, traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et confirmer les livraisons.
- Quand faut-il vérifier les enclos et le programme des animaux ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle final le jour précédent. Revérifiez le programme animalier le matin même, car la météo ou l’état d’un animal peut imposer une modification.
- Quand préparer les repas et les étiquettes d’allergènes ?
- Recueillez les besoins alimentaires à la clôture des inscriptions, puis préparez les portions et les étiquettes la veille. Gardez les aliments sensibles au frais jusqu’à leur mise en place, généralement 1 à 2 heures avant l’accueil.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?
- Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, poser les panneaux et tester les paiements. Ajoutez 30 minutes de marge si du matériel doit être livré ou branché.
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