Zo organiseer je een kinderbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte; die bepalen hoeveel standhouders je kunt aannemen en welke kinderactiviteiten passen. Werk daarna de beursindeling uit, benader standhouders en leg alle aanmeldingen vast in één overzicht. Plan vervolgens vrijwilligers, catering en het activiteitenprogramma. De meeste problemen ontstaan doordat standplaatsen, stroom, dieetwensen en ontvangst pas op de dag zelf worden geregeld. Met een vaste volgorde houd je de opbouw overzichtelijk en weten bezoekers en standhouders waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursindeling uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders bevestigen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Activiteitenprogramma maken
2 personen
12
Plattegrond afdrukken
13
Informatieborden maken
2 personen
14
Programma online plaatsen
15
Leveranciers bevestigen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Registratielijsten printen
20
Materialen sorteren
3 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Standplaatsen markeren
2 personen
23
Standhouders ontvangen
3 personen
24
Stands opbouwen
6 personen
25
Kinderactiviteiten klaarzetten
4 personen
26
Knip- en knutseltafel inrichten
2 personen
27
Spelhoek inrichten
2 personen
28
Fotoplek inrichten
2 personen
29
Cateringtafel opbouwen
3 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Garderobe inrichten
2 personen
32
Entree en kassa inrichten
3 personen
33
bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Geluid en verlichting testen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Entree bemannen
2 personen
39
Garderobe bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
42
Knutselmateriaal uitdelen
2 personen
43
Spelhoek begeleiden
2 personen
44
Fotoplek begeleiden
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
2 personen
50
Programma aankondigen
51
Vermiste kinderen opvangen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Stands afbouwen
6 personen
59
Materialen verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelkrattenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Fotowand

Sportmateriaal

Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 80
Viltstiftenaantal 60
Knutselmattenaantal 6
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 8
Bordspellenaantal 10
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Speelmattenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursindeling voordat je standhouders bevestigt. Reserveer aparte ruimte voor kinderactiviteiten, registratie, looproutes en eventuele tafels, marktkramen of partytenten.
Stuur het aanmeldformulier minimaal 4 weken voor de beurs uit en leg per standhouder vast hoeveel ruimte, tafels en stoelen nodig zijn. Bevestig de standplaats daarna schriftelijk.
Plan de ontvangst in blokken van 30 minuten. Leg de plattegrond, registratielijsten en informatieborden klaar bij de ingang, zodat standhouders niet tegelijk bij de organisatiebalie blijven wachten.
Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf de stroompunten en verlenghaspels voor koffiezetapparaten, waterkokers, luidsprekers en betaalterminals. Test apparatuur vóór de opbouw, niet wanneer bezoekers al binnenkomen.
Koop gekoelde dranken en bereid hapjes pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Zet dranken in koelboxen of koelkratten en gebruik herbruikbare bekers om tijdens de beurs minder afval en afwas te hebben.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een kinderbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, vrijwilligers, boodschappen, drukwerk en het controleren van materialen.
Hoeveel standhouders passen op een kinderbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste looproute. Houd per standhouder rekening met de stand zelf plus minimaal 1 meter vrije doorgang; maak de plattegrond daarom vóór je het definitieve aantal bevestigt.
Wanneer moet je standhouders bevestigen voor een kinderbeurs?: Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken voor de beurs. Stuur daarna de standplaats, opbouwtijd, benodigde tafels of stoelen en praktische informatie in één bericht.
Hoe laat moet je beginnen met de opbouw van een kinderbeurs?: Plan de opbouw minimaal 3 uur vóór opening. Zet eerst tafels, marktkramen en looproutes uit, controleer daarna stroom en registratie en ontvang vervolgens de standhouders per tijdsblok.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.