Cómo organizar una feria infantil sin dejar cabos sueltos
Una feria infantil se organiza mejor por fases: primero se fijan la fecha, el lugar y la distribución; después se coordinan expositores, inscripciones y actividades. El plano de los puestos debe estar cerrado antes de marcar el suelo y montar mesas, sillas y carpas. Reserva tiempo para confirmar proveedores, preparar materiales y asignar voluntarios. El día del evento, una recepción ordenada y un programa visible evitan esperas y preguntas repetidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Publicar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 9
Hacer reservas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Crear programa de actividades
2 personas
- 12
Imprimir el plano
- 13
Hacer carteles informativos
2 personas
- 14
Publicar el programa en línea
- 15
Confirmar proveedores
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Imprimir listas de registro
- 20
Clasificar los materiales
3 personas
- 21
Montar mesas y sillas
4 personas
- 22
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 23
Recibir a los expositores
3 personas
- 24
Montar los stands
6 personas
- 25
Preparar las actividades para niños
4 personas
- 26
Montar la mesa de manualidades y recorte
2 personas
- 27
Montar el rincón de juegos
2 personas
- 28
Montar zona de fotos
2 personas
- 29
Montar la mesa de catering
3 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Montar el guardarropa
2 personas
- 32
Montar la entrada y la caja
3 personas
- 33
Colgar la señalización
2 personas
- 34
Probar sonido e iluminación
2 personas
- 35
Comprobar los baños
- 36
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 37
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 38
Atender la entrada
2 personas
- 39
Atender el guardarropa
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
3 personas
- 41
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
- 42
Repartir material de manualidades
2 personas
- 43
Coordinar el rincón de juegos
2 personas
- 44
Coordinar el espacio fotográfico
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
- 49
Apoyar a los expositores
2 personas
- 50
Anunciar el programa
- 51
Atender a los niños perdidos
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
- 54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 55
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
- 56
Cerrar la caja
2 personas
- 57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los stands
6 personas
- 59
Reunir los materiales
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 18
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Tijerascant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Terminal de pagocant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Cajas isotérmicascant. 4
Decoración
- Globoscant. 200
- Guirnaldascant. 20
- Mantelescant. 18
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Carteles direccionalescant. 12
- Photowall
Material deportivo
- Libros para colorearcant. 150
- Lápices de colorescant. 80
- Rotuladorescant. 60
- Tapetes de manualidadescant. 6
- Bloques de construccióncant. 4
- Puzlescant. 8
- Juegos de mesacant. 10
- Pelotascant. 12
- Aroscant. 8
- Colchonetas de juegocant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución antes de invitar a los expositores. Marca cada puesto en el plano y deja pasillos suficientemente amplios para carritos, familias y el movimiento de los niños.
- Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara y pregunta también por preferencias dietéticas. Recopilar esos datos una semana antes evita improvisar aperitivos o bebidas.
- Prepara el programa de actividades con horarios concretos y publícalo en línea antes de la feria. Imprime varias copias del plano, del programa y de las listas de registro para colocarlas en los puntos de entrada.
- Asigna voluntarios por turnos y dales una función específica: recepción, apoyo a expositores, actividades, comida o supervisión de materiales. Confirma los turnos al menos 3 días antes para cubrir ausencias.
- No dejes el montaje para la última hora. Clasifica los materiales por puesto, marca las ubicaciones, monta primero mesas y carpas, y comprueba con antelación altavoces, micrófono, regletas, enrollacables y terminal de pago.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infantil?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha y lugar, diseñar la distribución y contactar con expositores; deja la última semana para confirmaciones, compras y materiales.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria infantil?
- Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar expositores, recoger preferencias dietéticas, imprimir las listas de registro y ajustar mesas, sillas y actividades.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria infantil?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 20-25 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Reparte los turnos en bloques de 2 a 3 horas para cubrir recepción, puestos, actividades y comida sin dejar zonas vacías.
- ¿Cuándo hay que montar los puestos y preparar las actividades?
- Haz el montaje de carpas, mesas y puestos entre 2 y 3 horas antes de abrir. Prepara las actividades infantiles con al menos 60 minutos de margen y prueba el sonido, la electricidad y el punto de pago antes de recibir al público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!