Kindermesse organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Abbau

Eine Kindermesse gelingt, wenn du zuerst Fläche, Zielgruppe und Ablauf festlegst und erst danach Aussteller, Helfer und Material planst. Beginne mit einem Standplan, damit du weißt, wie viele Marktstände, Tische und Sitzplätze untergebracht werden können. Danach folgen Anmeldungen, Aktivitätenprogramm, Verpflegung und Lieferanten. Kurz vor der Veranstaltung entscheidet eine klare Aufbau- und Empfangsplanung darüber, ob Kinder, Familien und Standbetreiber sich sofort zurechtfinden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
12
Lageplan drucken
13
Informationsschilder erstellen
2 Personen
14
Programm online stellen
15
Lieferanten bestätigen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Anmeldelisten drucken
20
Materialien sortieren
3 Personen
21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
22
Standplätze markieren
2 Personen
23
Aussteller empfangen
3 Personen
24
Stände aufbauen
6 Personen
25
Kinderaktivitäten vorbereiten
4 Personen
26
Bastel- und Schneidetisch einrichten
2 Personen
27
Spielecke einrichten
2 Personen
28
Fotobereich einrichten
2 Personen
29
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
31
Garderobe einrichten
2 Personen
32
Eingang und Kasse einrichten
3 Personen
33
Beschilderung aufhängen
2 Personen
34
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

38
Eingang besetzen
2 Personen
39
Garderobe besetzen
2 Personen
40
Besucher empfangen
3 Personen
41
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
42
Bastelmaterial verteilen
2 Personen
43
Spielecke betreuen
2 Personen
44
Fotobereich betreuen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Cateringtische sauber halten
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Programm ankündigen
51
Vermisste Kinder betreuen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
56
Kasse abschließen
2 Personen
57
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

58
Stände abbauen
6 Personen
59
Materialien zusammenstellen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Toiletten reinigen
2 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Restbestand einlagern
2 Personen
66
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlkistenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 200
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 18
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12
Fotowand

Sportmaterial

MalvorlagenAnz. 150
BuntstifteAnz. 80
FilzstifteAnz. 60
BastelmattenAnz. 6
BausteineAnz. 4
PuzzlesAnz. 8
BrettspieleAnz. 10
BälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpielmattenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standflächen und Wege früh fest: Plane neben jedem Stand Platz für Besuchergruppen und halte Durchgänge für Kinderwagen und Helfer frei. Markiere die Standplätze vor dem Aufbau sichtbar auf dem Boden.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend statt erst kurz vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche direkt und bestätige Standbetreiber nach der Prüfung schriftlich, damit Absagen nicht am Veranstaltungstag auffallen.
Plane das Aktivitätenprogramm mit festen Uhrzeiten und drucke den Lageplan frühzeitig. Informationsschilder an Eingang, Aktivitäten und Verpflegung sparen dir später viele Einzelantworten.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeitfenstern ein: Empfang, Standaufbau, Kinderaktivitäten, Getränke und Abfall brauchen jeweils eine zuständige Person. Plane für den Aufbau eine zusätzliche Reserve ein, falls Lieferungen oder Stände später eintreffen.
Bereite Verpflegung und Technik am Vortag so weit wie möglich vor. Getränke können bereits gekühlt werden; prüfe außerdem Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon und Kartenterminal vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kindermesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Messeaufteilung. Standbetreiber und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin ansprechen, damit Nachbesetzungen noch möglich sind.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kindermesse?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Koordination und je eine zuständige Person für Aktivitäten, Verpflegung und Aufbau ein. Bei mehreren Bereichen oder vielen Ständen kommt pro Bereich mindestens eine weitere Unterstützung hinzu.
Wann sollte man die Anmeldungen für eine Kindermesse schließen?: Schließe die Anmeldung idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleiben noch einige Tage, um Standplätze zu bestätigen, den Lageplan zu drucken und Ernährungswünsche an die Verpflegung weiterzugeben.
Was muss am Tag der Kindermesse zuerst aufgebaut werden?: Beginne 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass mit Tischen, Stühlen, Marktständen und markierten Standplätzen. Danach folgen Technik, Informationsschilder, Kinderaktivitäten und gekühlte Getränke; die Aussteller sollten anschließend direkt zu ihren Plätzen geführt werden.

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