Organiser un salon des enfants, étape par étape

Un salon des enfants se prépare d’abord comme un parcours : les exposants s’installent facilement, les familles trouvent rapidement les informations et les activités restent visibles et accessibles. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les participants, préparer les supports, vérifier le matériel et organiser l’accueil. Cette méthode évite les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les branchements ou les emplacements non attribués.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les exposants
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Créer le programme d'activités
2 personnes
12
Imprimer le plan
13
Créer les panneaux d'information
2 personnes
14
Mettre le programme en ligne
15
Confirmer les fournisseurs
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Imprimer les listes d’inscription
20
Trier les matériaux
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Marquer les emplacements
2 personnes
23
Accueillir les exposants
3 personnes
24
Monter les stands
6 personnes
25
Installer les activités pour enfants
4 personnes
26
Installer la table de découpage et de bricolage
2 personnes
27
Aménager l’espace jeux
2 personnes
28
Aménager l’espace photo
2 personnes
29
Monter la table de catering
3 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Aménager le vestiaire
2 personnes
32
Aménager l'entrée et la caisse
3 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Tenir l'entrée
2 personnes
39
Tenir le vestiaire
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
42
Distribuer le matériel de bricolage
2 personnes
43
Animer le coin jeux
2 personnes
44
Encadrer l’espace photo
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Annoncer le programme
51
Accueillir les enfants perdus
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Rassembler le matériel
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Ciseauxqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 20
Nappesqté 18
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Mur photo

Matériel de sport

Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 80
Feutresqté 60
Tapis de bricolageqté 6
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 8
Jeux de sociétéqté 10
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Tapis de jeuqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les exposants, puis dessine le plan du salon avec les tables, les stands, les espaces d’activités et les zones de circulation. Prévois les branchements électriques dès cette étape.
Ouvre les inscriptions après avoir défini les informations nécessaires : coordonnées, nombre de personnes et besoins alimentaires. Relance les inscrits 7 à 10 jours avant le salon pour obtenir les réponses manquantes.
Confirme les exposants et les fournisseurs au plus tard une semaine avant l’événement. Envoie à chacun son emplacement, son horaire d’arrivée et les indications pratiques pour éviter les installations improvisées le matin même.
Prépare le programme des activités et mets-le en ligne plusieurs jours avant le salon. Imprime aussi le plan, les listes d’inscription et les panneaux d’information : les visiteurs ne doivent pas dépendre uniquement de leur téléphone.
Réserve les 2 dernières heures avant l’ouverture à l’installation : tables et chaises, emplacements, stands, activités pour enfants, boissons et accueil. Garde une personne disponible pour les imprévus plutôt que d’affecter tous les bénévoles à une seule tâche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des enfants ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et construire le programme. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et la préparation du matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon des enfants ?: Confirme les exposants environ une semaine avant le salon, après avoir traité les inscriptions. Envoie ensuite le plan, l’emplacement attribué et l’heure d’arrivée au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon des enfants ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les inscriptions et 1 par zone d’activités. Pour un salon de taille moyenne, une équipe de 6 à 8 bénévoles permet aussi de couvrir l’installation et les imprévus.
Que faut-il préparer la veille d’un salon des enfants ?: La veille, trie les matériaux, imprime les listes et les panneaux, vérifie les rallonges, multiprises et équipements, puis mets les boissons au frais. Prépare également les encas et regroupe le matériel par stand ou par activité pour réduire l’installation du matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.