Zo organiseer je een ketenconferentie

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer daarna de locatie en zalen, leg sprekers en onderwerpen vast en richt de registratie in. De meeste vertraging ontstaat doordat dieetwensen, presentaties en technische aansluitingen pas in de laatste week worden verzameld. Werk daarom met een bijgewerkte deelnemerslijst en plan een vaste controle vóór de conferentie. Op de dag zelf moeten registratie, bewegwijzering, catering en presentatietechniek tegelijk klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers en onderwerpen bevestigen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Programma afdrukken
12
Sprekerspresentaties verzamelen
13
Presentaties technisch controleren
2 personen
14
Catering definitief bestellen
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Ruimtes voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Registratiebalie inrichten
2 personen
21
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
22
Bewegwijzering ophangen
2 personen
23
Presentaties op laptop zetten
24
Projector en scherm testen
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Verlichting controleren
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
30
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
31
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

32
Sprekers ontvangen
2 personen
33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
35
Opening begeleiden
2 personen
36
Presentaties ondersteunen
2 personen
37
Tijd en vragen bewaken
38
Koffiepauze serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
41
Workshopsessies begeleiden
4 personen
42
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
43
Workshopruimtes controleren
2 personen
44
Dinerbuffet openen
3 personen
45
Diner serveren
4 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
48
Borden en bestek verzamelen
3 personen
49
Avondprogramma begeleiden
2 personen
50
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
51
Borrelhapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
54
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

55
Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Buffetten schoonmaken
2 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Zalen schoonmaken
3 personen
61
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Restanten opslaan
2 personen
66
Sprekers bedanken
67
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Menukaartenaantal 14
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zalen eerst vast. Bevestig sprekers en onderwerpen voordat je uitnodigingen maakt, zodat deelnemers een compleet programma ontvangen en je later minder wijzigingen hoeft door te voeren.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers tijdig door aan de catering. Controleer daarna of servies, serveerschalen en thermoskannen op de locatie aanwezig zijn.
Vraag presentaties uiterlijk enkele dagen vóór de conferentie op en controleer ze op de laptop waarop je presenteert. Zet daarnaast een reservekopie op een USB-stick; zo ben je niet afhankelijk van één bestand of verbinding.
Test projector, scherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst van deelnemers. Test ook elke draadloze microfoon in de zaal waar die wordt gebruikt, niet alleen bij de registratiebalie.
Richt de registratiebalie minimaal 60 minuten vóór de start in met naamkaartjes, deelnemerslijst en bewegwijzering. Leg de naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar en houd een bijgewerkte lijst bij voor late aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een ketenconferentie?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra de hoofdonderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de conferentie voor de catering af.
Wanneer moet ik sprekers voor een ketenconferentie benaderen?: Benader sprekers bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Bevestig onderwerp, spreektijd en benodigde techniek uiterlijk 2 weken vóór de conferentie en vraag de presentatie daarna tijdig op.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ketenconferentie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de registratiebalie en het ophangen van bewegwijzering. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor het testen van laptop, projector en microfoons.
Wanneer bestel je de catering voor een ketenconferentie?: Geef de catering uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de conferentie het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen door. Controleer op de dag zelf of de koffie, het water en het servies vóór de eerste ontvangst klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.