Eine Konferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Konferenz entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Räume und Themen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Referentenunterlagen, Catering und die technische Prüfung. Plane die letzten Kontrollen nicht für den Veranstaltungsmorgen ein: Präsentationen, Mikrofone und Beschilderung sollten vorher getestet und bereitgelegt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Redner und Themen bestätigen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Programm drucken
- 12
Vorträge der Referenten sammeln
- 13
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
- 14
Catering verbindlich bestellen
- 15
Besucherinformationen versenden
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien prüfen
2 Personen
- 18
Räume vorbereiten
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 22
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 23
Präsentationen auf den Laptop laden
- 24
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
- 25
Mikrofone testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung kontrollieren
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 30
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
- 31
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 32
Referenten empfangen
2 Personen
- 33
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 34
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 35
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 36
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 37
Zeit und Fragen im Blick behalten
- 38
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 41
Workshopsessions begleiten
4 Personen
- 42
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
- 43
Workshopräume überprüfen
2 Personen
- 44
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 45
Abendessen servieren
4 Personen
- 46
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 47
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
- 48
Teller und Besteck sammeln
3 Personen
- 49
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 50
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 55
Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Buffets reinigen
2 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Räume reinigen
3 Personen
- 61
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Reste einlagern
2 Personen
- 66
Sprecher danken
- 67
Teilnehmer nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 14
- SpeisekartenAnz. 14
- WegweiserAnz. 8
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Referenten, Themen und Vortragsdauer spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. So kannst du das Programm drucken und Änderungen an den Einladungen vermeiden.
- Führe die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche bis zu einer festen Frist, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Konferenz. Bestelle das Catering erst danach verbindlich.
- Sammle alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher und lade sie zusätzlich auf einen zweiten USB-Stick. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop mit Projektor und HDMI-Kabel.
- Plane für die Registrierung pro 50 Teilnehmer mindestens 30 Minuten Vorlauf ein. Namensschilder, aktuelle Teilnehmerliste, Programm und Besucherinformationen gehören gemeinsam an die Registrierungstheke.
- Bereite die Räume am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn vor. Stelle Tische und Stühle auf, bringe Wegweiser an und teste Funkmikrofone, Mikrofonständer und Präsentationsklicker im tatsächlichen Sitzungsraum.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Konferenz organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
- Wann muss das Catering für eine Konferenz bestellt werden?
- Bestelle das Catering verbindlich 7 bis 10 Tage vor der Konferenz, sobald die Teilnehmerzahl weitgehend feststeht. Halte eine aktualisierte Liste mit Ernährungswünschen bereit und plane Getränke für Registrierung, Pausen und Vortrag ein.
- Wann sollte man die Technik für eine Konferenz testen?
- Prüfe Präsentationen, Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Mikrofone spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten, statt erstmals unter Zeitdruck alle Anschlüsse zu suchen.
- Wie viel Zeit braucht die Registrierung bei einer Konferenz?
- Rechne bei einer gut vorbereiteten Registrierung mit ungefähr 1 Minute pro Teilnehmer. Bei 100 Personen solltest du mindestens 2 Mitarbeitende und 30 bis 45 Minuten vor Beginn einplanen, damit sich keine Schlange vor dem ersten Vortrag bildet.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!