Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Begin een kerstviering niet met versiering, maar met datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna leg je de planning vast: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, vervoer regelen en pas dan inkopen. Werk op de dag zelf van inrichting naar bereiding en ontvangst. Voor een diner met soep, kerstbrood en dessert voorkom je de meeste problemen door servies, koeling, warmhoudschalen en naamkaartjes vooraf te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoersbehoeften inventariseren
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Tafelschikking maken
9
Programma afdrukken
10
Menukaarten afdrukken
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Muziekselectie samenstellen
13
Kerstverlichting testen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Verse producten ophalen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Groenten wassen en snijden
3 personen
19
Soep bereiden
2 personen
20
Kerstbrood snijden
2 personen
21
Dessert portioneren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen neerzetten
3 personen
24
Tafels indekken
4 personen
25
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
26
Kerstversiering ophangen
3 personen
27
Kerstboom versieren
2 personen
28
Kerstverlichting ophangen
2 personen
29
Muziek aansluiten
30
Microfoon testen
31
Registratietafel klaarzetten
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Gasten verwelkomen
3 personen
37
Jassen aannemen
2 personen
38
Koffie en thee schenken
2 personen
39
Welkomstwoord verzorgen
40
Kerstliederen begeleiden
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Tafels afruimen
3 personen
44
Soep en brood serveren
4 personen
45
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Servies tussendoor afruimen
3 personen
48
Kerstverhaal voordragen
49
Kerstcadeaus uitdelen
3 personen
50
Dessert serveren
4 personen
51
Koffie en thee bijschenken
2 personen
52
Kerstmuziek afspelen
53
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
54
Gasten uitgeleiden
3 personen
55
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

56
Restanten veilig verpakken
2 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
2 personen
61
Zaal schoonmaken
3 personen
62
Toiletten schoonmaken
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepkommenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Kerstkransenaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Cadeautasjesaantal 60
Cadeautjesaantal 60
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Vraag meteen naar dieetwensen en vervoersbehoeften; zo hoef je niet enkele dagen voor de kerst nog achter ontbrekende antwoorden aan.
Maak de definitieve gastenlijst minimaal 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor de tafelschikking, naamkaartjes, menukaarten en het tellen van borden, glazen, bestek en stoelen.
Plan de boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf. Controleer vóór vertrek de boodschappenlijst, vooral voor soep, kerstbrood en dessert.
Richt de ruimte eerst in met tafels, stoelen, garderoberek en afvalbakken. Dek daarna de tafels en plaats naamkaartjes; zo zie je vóór aankomst of er per gast een complete zit- en eetplek is.
Verdeel de keukenvoorbereiding over de dag: groenten wassen en snijden, soep bereiden, kerstbrood snijden en dessert portioneren. Koel dranken op tijd en test koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudschalen en kerstverlichting voordat de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de kerstviering. Zet een uiterste aanmelddatum 2 weken vóór het diner, zodat je daarna de gastenlijst, dieetwensen en tafelschikking kunt afronden.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve gastenlijst minimaal 7 dagen voor de kerstviering. Dan heb je nog tijd om ontbrekende aanmeldingen na te vragen, vervoer te regelen en het aantal stoelen, servies en porties aan te passen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstviering klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels en stoelen opstellen, indekken, naamkaartjes plaatsen, dranken koelen en de verlichting testen. Tel extra voorbereidingstijd op als soep, dessert en gesneden groenten nog op dezelfde dag moeten worden gemaakt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kerstviering verzamelen?: Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de antwoorden nog één keer met de definitieve gastenlijst voordat je boodschappen doet en het menu voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.