Zo organiseer je een kerstshow zonder last-minute stress

Begin een kerstshow niet met versiering, maar met datum, locatie en programma. Leg daarna optredens, artiesten en vrijwilligers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en maak je de catering definitief. In de laatste week draait alles om controles: techniek, decoratie, boodschappen en het draaiboek. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole naar meubilair, podium, licht en geluid, zodat de show rustig kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en optredens vastleggen
2 personen
3
Artiesten en vrijwilligers bevestigen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Optredenstijden bevestigen
2 personen
10
Draaiboek afdrukken
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Cateringbestelling plaatsen
13
Techniek testen
2 personen
14
Decoratie controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Koelproducten opslaan
2 personen
17
Programma's klaarleggen
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimtes controleren
2 personen
20
Meubilair klaarzetten
4 personen
21
Podium opbouwen
4 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
23
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
24
Microfoons testen
2 personen
25
Muziek en presentaties testen
2 personen
26
Kerstboom plaatsen
2 personen
27
Versiering ophangen
4 personen
28
Lichtjes ophangen
3 personen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Entreebalie inrichten
2 personen
31
Catering klaarzetten
4 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Artiestenbriefing geven
2 personen
36
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Garderobe bemannen
2 personen
39
Programma's uitdelen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
42
Eerste showblok begeleiden
3 personen
43
Hapjes serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pauze aankondigen
46
Artiesten wisselen
3 personen
47
Tweede showblok begeleiden
3 personen
48
Warme dranken serveren
3 personen
49
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
51
Derde showblok begeleiden
3 personen
52
Fotomoment begeleiden
2 personen
53
Finale aankondigen
54
Finale begeleiden
4 personen
55
Afscheidswoord verzorgen
56
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
57
Garderobe afhandelen
2 personen
58
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

59
Catering afruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Decoratie afbouwen
4 personen
63
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
64
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
65
Podium afbouwen
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Receptietafel
Garderoberekkenaantal 3
Podiumelementenaantal 8
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 130
Dinnerlegenaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Walkietalkiesaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Reservekabelsaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Piek
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 8
Tafellopersaantal 14
Kersttafeldecoratieaantal 14
Fotowand
Cadeaudozenaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Cadeaulabelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelmarkeringenaantal 24

Tips

Plan de techniekstest niet pas op de showdag. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, beamer en presentaties vooraf; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.
Maak het draaiboek concreet met aankomsttijden, optredenstijden en verantwoordelijken. Print minstens één exemplaar voor de organisatie en leg extra programma’s klaar voor bezoekers.
Verstuur uitnodigingen pas nadat programma en locatie definitief zijn. Houd de aanmeldingen bij in één overzicht en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk vóór de cateringbestelling.
Controleer de ruimte op meer dan alleen stoelen en tafels. Reserveer ook plaats voor buffettafels, de receptietafel, garderoberekken, podiumelementen en een vrije route naar de uitgang.
Regel kerstverlichting en decoratie vóór de laatste opbouwdag. Test ledspots en lichtslingers, leg batterijlantaarns apart en bewaar koelproducten pas na ontvangst gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstshow organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Bevestig artiesten en vrijwilligers daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen nog 4 tot 6 weken voor de show kunnen worden verstuurd.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstshow?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding met een duidelijke uiterste datum, bijvoorbeeld 2 weken voor de show, zodat aantallen en dieetwensen op tijd bij de catering bekend zijn.
Wanneer test je de techniek voor een kerstshow?: Test geluid, microfoons, licht, muziek, laptop, beamer en presentaties uiterlijk 1 week vooraf. Doe op de showdag nog een korte controle nadat podium en kabels zijn opgebouwd; zo ontdek je geen defecte aansluiting tijdens het optreden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstshow op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes, klaarzetten van meubilair en opbouwen van podium, geluid en licht. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige doorloop met microfoons, muziek en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.