Organiser un spectacle de Noël sans perdre le fil

Pour organiser un spectacle de Noël, commencez par bloquer la date, le lieu et la durée, puis construisez le programme autour des spectacles confirmés. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les horaires doivent être suivis dans un même tableau. Prévoyez ensuite le traiteur, la décoration et la technique, car les micros, les présentations et l’éclairage demandent des essais sur place. Le jour J, ouvrez suffisamment tôt pour installer la salle, la scène et le buffet avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
3
Confirmer les artistes et les bénévoles
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les horaires de spectacle
2 personnes
10
Imprimer le déroulé
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Passer la commande traiteur
13
Tester la technique
2 personnes
14
Vérifier la décoration
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
17
Préparer les programmes
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Vérifier les espaces
2 personnes
20
Installer le mobilier
4 personnes
21
Monter la scène
4 personnes
22
Raccorder le matériel audio
3 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Tester les microphones
2 personnes
25
Tester la musique et les présentations
2 personnes
26
Installer le sapin de Noël
2 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Accrocher les lumières
3 personnes
29
Aménager le vestiaire
2 personnes
30
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
31
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Accueillir les artistes
2 personnes
35
Faire le briefing des artistes
2 personnes
36
Effectuer le contrôle final de la salle
3 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Tenir le vestiaire
2 personnes
39
Distribuer les programmes
2 personnes
40
Servir le café et le thé
3 personnes
41
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
42
Encadrer le premier bloc du spectacle
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Annoncer la pause
46
Changer d’artistes
3 personnes
47
Encadrer le deuxième bloc du show
3 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Installer le buffet du dîner
4 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Accompagner le troisième bloc du spectacle
3 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Annoncer la finale
54
Encadrer la finale
4 personnes
55
Prononcer le mot de clôture
56
Reconduire les visiteurs
4 personnes
57
Gérer le vestiaire
2 personnes
58
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Suivi

59
Débarrasser le service traiteur
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Démonter la décoration
4 personnes
63
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
64
Démonter l’éclairage
2 personnes
65
Démonter la scène
4 personnes
66
Remettre le mobilier en place
4 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 14
Tables de buffetqté 4
Table de réception
Portantsqté 3
Éléments de scèneqté 8
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 130
Mettre le dîner en placeqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 6
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Câbles de rechangeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Pointe
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 14
Décoration de table de Noëlqté 14
Mur photo
Boîtes cadeauxqté 12
Numéros de tableqté 14
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Étiquettes cadeauxqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Marquages de câblesqté 24

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis confirmez rapidement les artistes et les bénévoles : le programme dépend de leurs disponibilités.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant le spectacle et fixez une date limite d’inscription. Demandez les besoins alimentaires dès la réponse, pas quelques jours avant le repas.
Gardez une version imprimée du déroulé avec les horaires de spectacle, les contacts et les responsables. Préparez aussi les badges et les programmes avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez au moins 3 heures sur place avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, la scène, le buffet et les éléments de décoration de Noël.
Faites un test technique complet le jour même : microphones sans fil, musique, présentations, vidéoprojecteur, éclairage, rallonges et multiprises. Un essai de 20 minutes ne suffit pas si plusieurs intervenants se succèdent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de Noël ?: Comptez 6 à 8 semaines pour un spectacle avec artistes, repas et inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les effectifs, la commande traiteur, les horaires et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de Noël ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription située environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du spectacle ?: Ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer le mobilier, monter la scène, raccorder l’audio, régler l’éclairage et tester les microphones et les présentations.
Comment éviter les problèmes techniques pendant le spectacle ?: Faites un test complet sur place au moins 2 heures avant le début, avec les fichiers réellement utilisés. Vérifiez chaque microphone, le son, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises, puis gardez une personne responsable de la régie pendant le spectacle.

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