So organisierst du eine Weihnachtsshow ohne Last-Minute-Stress

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Auftrittszeiten spätestens zwei Wochen vor der Show fest. Drucke das Drehbuch außerdem aus, damit der Ablauf auch bei einem Laptop- oder Netzwerkproblem verfügbar bleibt.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst bei der Cateringbestellung. Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und plane bei Kühlprodukten ausreichend Lagerplatz für den Veranstaltungstag ein.
• Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Bühne, Podeste, Stühle, Tische und Buffetflächen stehen zuerst; danach prüfst du Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Leinwand.
• Teste jedes Mikrofon, die Musik und jede Präsentation vollständig mit den vorgesehenen Lautsprechern. Ein kurzer Soundcheck direkt vor Beginn reicht nicht, wenn mehrere Auftritte oder Präsentationen vorgesehen sind.
• Richte Empfangstisch, Namensschilder, Programme und Garderobe vor dem Einlass ein. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Beleuchtung, bevor Gäste eintreffen – lose Kabel und dunkle Laufwege werden sonst schnell zum Problem.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsshow organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Künstler, freiwillige Helfer und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Show bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für eine Weihnachtsshow verschicken?

Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor der Show, damit du Personenanzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an das Catering weitergeben kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsshow?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Bühne, Dekoration und Technik ein. Für eine Show mit Beamer, Präsentationen und mehreren Mikrofonen ist ein zusätzlicher Technikcheck am Vortag sinnvoll.

Was muss man bei einer Weihnachtsshow am Veranstaltungstag zuerst erledigen?

Öffne die Location zuerst und kontrolliere Räume, Stromanschlüsse und Fluchtwege. Danach stellst du Möbel und Bühne auf, schließt Ton und Licht an und testest Mikrofone, Musik sowie Präsentationen vor dem Einlass.

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