Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute gedoe

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Daarna leg je de begroting vast, reserveer je marktkramen en verlichting en maak je een duidelijke kraamindeling. Regel stroompunten, bewegwijzering en betaalwijze ruim vooraf; vooral verlengkabels, kassageld en warme dranken worden vaak te laat geregeld. In de laatste week controleer je voorraad, dieetwensen, decoratie en de praktische informatie voor iedere kraamhouder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Marktkramen reserveren
5
Verlichting reserveren
6
Kraamhouders benaderen
2 personen
7
Kraamhouders registreren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotieposter ontwerpen
10
Promotieposters ophangen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
14
Kraamindeling maken
2 personen
15
Stroompunten controleren
2 personen
16
Route en bewegwijzering maken
2 personen
17
Kassageld opnemen
18
Voorraadlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
21
Bakkerijproducten ophalen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Kerstmuziek klaarzetten
25
Kraamhouders informeren
26
Weersverwachting controleren

Event

27
Terrein controleren
3 personen
28
Marktkramen opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Stroom aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Kerstboom plaatsen
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Kramen inrichten
8 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Prijslijsten ophangen
2 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Warme dranken voorbereiden
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Entree openen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Kassa bemannen
2 personen
45
Warme dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Kramen bevoorraden
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tafels schoonmaken
2 personen
51
Toiletten bijvullen
52
Verlichting controleren
53
Muziek verzorgen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Kramen leeghalen
6 personen
57
Decoratie verwijderen
4 personen
58
Verlichting afbreken
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Materialen opslaan
4 personen
63
Marktkramen retourneren
3 personen
64
Verlichting retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
66
Kassabonnen archiveren
67
Leveranciers betalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Muziekspeaker
Microfoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Kersttafellopersaantal 14
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Kommetjesaantal 50
Gebaksbordenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerkommenaantal 12
Aluminium schalenaantal 20
Voedselcontainersaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Catering

Kassakist
Pinapparaat
Prijskaartstandaardsaantal 20
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermometersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Plan de basis minimaal 8 weken vooraf: leg datum en locatie vast, controleer vergunningen en maak een begroting voordat je kramen of verlichting reserveert.
Geef kraamhouders een vaste deadline, bijvoorbeeld 3 weken voor de markt. Verzamel dan ook verkoopinformatie, dieetwensen en namen voor naamkaartjes, zodat de kraamindeling nog aangepast kan worden.
Maak de stroomtekening uiterlijk 7 dagen vooraf. Noteer per koffiezetapparaat, waterkoker en lichtsnoer waar het wordt aangesloten en leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar.
Koel dranken pas op het juiste moment, maar haal bakkerijproducten en andere verse voorraad op de afgesproken dag. Reken per verkooppunt een aparte voorraad- en betaalcontrole in.
Zet op de opbouwdag eerst route, stroom en verlichting uit en plaats daarna tafels, kramen en decoratie. Test microfoon en muziekspeaker vóór bezoekers komen en bewaar batterijen als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Reserveer marktkramen en verlichting bij voorkeur 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt.
Heb je een vergunning nodig voor een kerstmarkt?: Dat hangt af van de locatie, omvang en openbare ruimte. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente, omdat een vergunning of melding meerdere weken verwerkingstijd kan vragen.
Hoeveel marktkramen heb je nodig voor een kerstmarkt?: Maak eerst een lijst van alle kraamhouders en reserveer per deelnemer één marktkraam, tenzij vooraf een gedeelde kraam is afgesproken. Houd daarnaast minimaal één extra tafel vrij voor uitgifte, informatie of voorraad.
Wanneer regel je verlichting en stroom voor een kerstmarkt?: Reserveer verlichting uiterlijk 6 weken vooraf en controleer de stroompunten 2 weken voor de markt. Maak 7 dagen vooraf een kabelplan en test alle lichtsnoeren, stekkerdozen en apparatuur op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.