Cómo organizar un Mercado de Navidad sin perder el control
Organizar un Mercado de Navidad empieza mucho antes de colocar el árbol y encender las guirnaldas. Primero fija la fecha, el lugar, los permisos y el presupuesto; después confirma los puestos y registra a los expositores. En la última fase debes cerrar la distribución, revisar la electricidad, preparar comida y bebidas y dejar claras las instrucciones de montaje. El mayor riesgo es esperar demasiado para reservar la iluminación, recoger las preferencias dietéticas o comunicar a cada puesto dónde debe instalarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Elaborar presupuesto
2 personas
- 4
Reservar puestos de mercado
- 5
Reservar la iluminación
- 6
Contactar a los puestos
2 personas
- 7
Registrar a los expositores
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Diseñar el cartel promocional
- 10
Colgar los carteles promocionales
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Fijar precios de venta
2 personas
- 14
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 15
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 16
Crear la ruta y la señalización
2 personas
- 17
Retirar el dinero de caja
- 18
Comprobar la lista de inventario
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Clasificar decoración navideña
2 personas
- 21
Recoger los productos de panadería
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Preparar la música de Navidad
- 25
Informar a los expositores
- 26
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 27
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 28
Montar los puestos del mercado
6 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Conectar la corriente
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
- 33
Colgar la decoración
4 personas
- 34
Colocar la señalización
2 personas
- 35
Montar los puestos
8 personas
- 36
Preparar la caja
2 personas
- 37
Colgar listas de precios
2 personas
- 38
Montar aperitivos
3 personas
- 39
Preparar bebidas calientes
3 personas
- 40
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 41
Comprobar los baños
- 42
Abrir la entrada
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 44
Atender la caja
2 personas
- 45
Servir bebidas calientes
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Abastecer los puestos
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Limpiar las mesas
2 personas
- 51
Reponer los baños
- 52
Comprobar la iluminación
- 53
Proporcionar la música
- 54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 55
Cerrar la caja
2 personas
- 56
Desmontar los puestos
6 personas
- 57
Retirar la decoración
4 personas
- 58
Desmontar la iluminación
3 personas
- 59
Recoger la basura
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
4 personas
- 62
Guardar materiales
4 personas
- 63
Devolver los puestos del mercado
3 personas
- 64
Devolver la iluminación
2 personas
- 65
Contar el stock restante
2 personas
- 66
Archivar los recibos
- 67
Pagar a los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenajecant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz de música
- Micrófono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Faroles LEDcant. 10
- Bateríascant. 24
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 60
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Figuras navideñascant. 8
- Mantelescant. 14
- Caminos de mesa navideñoscant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 30
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Cuencoscant. 50
- Platos para postrecant. 80
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Termoscant. 6
- Cuencos de serviciocant. 12
- Bandejas de aluminiocant. 20
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Guantes de hornocant. 4
Catering
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Soportes para etiquetas de precioscant. 20
- Porta-servilletascant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
- Termómetroscant. 3
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedores de polvocant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
- Paños de microfibracant. 20
Consejos
- Empieza por la fecha, el lugar y los permisos: deja al menos 8 semanas para confirmar autorizaciones, contratar la iluminación y reservar los puestos de mercado.
- Cierra el presupuesto antes de invitar a los expositores. Separa los gastos de mobiliario, iluminación, decoración, bebidas y material eléctrico para detectar a tiempo qué falta.
- Pide a cada expositor sus datos y necesidades eléctricas en el momento de registrarlo. Con esa información podrás distribuir los puestos sin bloquear pasillos ni sobrecargar un punto de corriente.
- Prepara la señalización y la ruta antes del montaje. Indica la entrada, la salida, los aseos y la ubicación de cada puesto, y entrega estas instrucciones a los expositores como mínimo 7 días antes.
- No dejes la parte de alimentos y bebidas para el mismo día: recoge la bollería, enfría las bebidas y prepara los aperitivos con antelación. Comprueba también tazas, vasos, cuencos, platos y cubiertos antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, reservar puestos e iluminación, registrar expositores y corregir problemas de distribución o electricidad.
- ¿Cuántos puestos necesito para un Mercado de Navidad?
- Depende del espacio y del flujo previsto, pero define primero una distancia mínima de 1,5 metros para los pasillos y reserva espacio para la entrada, la salida y las zonas de servicio. No confirmes más puestos de los que caben sin estrechar la ruta.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?
- Envía la ubicación del puesto, el horario de montaje, la ruta de acceso y las necesidades eléctricas al menos 7 días antes. Reenvía un recordatorio 24 horas antes para reducir retrasos el día del mercado.
- ¿Cuánta bebida necesito para un Mercado de Navidad?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 %. Enfría una parte con antelación y conserva otra reserva para evitar quedarte sin bebidas durante el momento de mayor afluencia.
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