Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Maak daarna een plattegrond met vaste plekken voor kramen, tenten, catering, garderobe en looppaden. Regel stroom, leveringen en vrijwilligers ruim vooraf; juist die onderdelen veroorzaken op de dag zelf de meeste vertraging. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en materialen. Op de opbouwdag werk je met gemarkeerde plaatsen en een kort draaiboek, zodat iedereen weet waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Plattegrond van terrein maken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamhouders registreren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Socialmediabericht plaatsen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Leveringen reserveren
12
Elektriciteit controleren
2 personen
13
Stroomkabels en verlichting testen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek uitdelen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Koelproducten koelen
2 personen
21
Garderobe voorbereiden
2 personen
22
Kramen markeren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
6 personen
24
Kraamtafels plaatsen
4 personen
25
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
26
Verlichting ophangen
4 personen
27
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
28
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
29
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
30
Cateringtafels inrichten
3 personen
31
Koffie- en theestation vullen
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
3 personen
33
Prijskaartjes en bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Kramen controleren
3 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Kramen bemannen
8 personen
39
Warme dranken serveren
3 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Servies inzamelen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Verlichting controleren
46
Muziek verzorgen
47
Kerstman begeleiden
2 personen
48
Laatste bestellingen afronden
3 personen
49
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

50
Kramen leegmaken
6 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Verlichting afbreken
4 personen
53
Afval verzamelen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tenten en tafels afbreken
6 personen
56
Terrein schoonmaken
4 personen
57
Decoratie opbergen
2 personen
58
Geleende spullen retourneren
2 personen
59
Overgebleven eten verdelen
2 personen
60
Afval wegbrengen
2 personen
61
Voorraad schoonmaken en opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Kraamachterwandenaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Glühweinbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8
Glühweinbekers met handvataantal 100

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kerstmanpak
Kunstsneeuwaantal 6
Prijskaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 10
Ledlichtjesaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Contactgrillsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenkrukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Markeer kramen, partytenten, kraamtafels, statafels en een vrije doorgang op de plattegrond; zo voorkom je dat leveringen of kabels looppaden blokkeren.
Benader kraamhouders voordat je publiciteit maakt en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Noteer per deelnemer de benodigde ruimte, stroombehoefte en eventuele levering, zodat je niet op de opbouwdag hoeft te schuiven.
Test elektriciteit, stroomkabels en verlichting minstens één dag vooraf. Controleer waar thermoskannen, koeling en verlichting komen en houd kabels buiten looproutes; een extra verdeelpunt regelen op de dag zelf kost vaak te veel tijd.
Plan de catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Koelproducten gaan pas vlak voor de start uit de koeling; zet glühweinbekers, koffiekopjes, borden en bestek per uitgiftepunt klaar.
Geef vrijwilligers het draaiboek uiterlijk 2 dagen vooraf en wijs per tijdsblok een verantwoordelijke aan. Reserveer aparte mensen voor opbouw, garderobe, catering en opruimen; anders blijft na afloop één persoon achter met alle losse taken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Reserveer leveringen en controleer stroom uiterlijk 3 weken voor de markt; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en weerscontrole.
Hoeveel kraampjes passen op een kerstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare oppervlakte en de breedte van je looppaden. Meet eerst het terrein en reserveer per kraam de afgesproken ruimte plus minimaal 1,5 meter vrije doorgang; zet daarna de kramen op schaal in de plattegrond.
Wanneer moet je vrijwilligers indelen voor een kerstmarkt?: Maak de indeling 7 tot 10 dagen vooraf en bevestig diensten 2 dagen voor de markt. Plan minimaal één verantwoordelijke voor de opbouw, één voor catering en één voor garderobe; bij wisselende diensten noteer je ook overdrachtsmomenten.
Hoeveel drank heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Verdeel de voorraad over glühwein, koffie en andere dranken en houd extra bekers achter de hand; herbruikbare bekers en glühweinbekers raken bij piekmomenten snel in omloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.