So organisierst du einen Weihnachtsmarkt
Ein Weihnachtsmarkt gelingt, wenn du zuerst Ort, Datum und Genehmigungen klärst und danach Stände, Lieferungen und Helfer koordinierst. Plane den Aufbau nicht erst für den Veranstaltungstag: Strom, Beleuchtung, Partyzelte und Messetische müssen vorher getestet und markiert werden. Berücksichtige außerdem Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Kühlung verderblicher Produkte. Mit einem festen Ablaufplan behältst du auch bei wechselhaftem Wetter und vielen Standbetreibern den Überblick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Social-Media-Beitrag posten
- 8
Poster aufhängen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Lieferungen reservieren
- 12
Strom überprüfen
2 Personen
- 13
Stromkabel und Beleuchtung testen
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Ablaufplan verteilen
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 20
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 21
Garderobe vorbereiten
2 Personen
- 22
Stände markieren
2 Personen
- 23
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 24
Messetische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle und Stehtische aufstellen
4 Personen
- 26
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 27
Weihnachtsbaum und Dekoration aufstellen
3 Personen
- 28
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Cateringtische einrichten
3 Personen
- 31
Kaffee- und Teestation auffüllen
2 Personen
- 32
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 33
Preisschilder und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Stände kontrollieren
3 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Stände besetzen
8 Personen
- 39
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Geschirr einsammeln
2 Personen
- 43
Mülleimer leeren
2 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
- 45
Beleuchtung kontrollieren
- 46
Musik organisieren
- 47
Weihnachtsmann betreuen
2 Personen
- 48
Letzte Bestellungen abschließen
3 Personen
- 49
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 50
Stände leeren
6 Personen
- 51
Geräte ausschalten
2 Personen
- 52
Beleuchtung abbauen
4 Personen
- 53
Abfall sammeln
4 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
- 56
Gelände reinigen
4 Personen
- 57
Dekoration verstauen
2 Personen
- 58
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 60
Müll entsorgen
2 Personen
- 61
Vorräte reinigen und lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MessetischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 80
- StandrückwändeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- GlühweintassenAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- ThermoskannenAnz. 8
- Glühweintassen mit HenkelAnz. 100
Dekoration
- Künstlicher Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 10
- Weihnachtsmannkostüm
- KunstschneeAnz. 6
- PreisschilderAnz. 80
- StifteAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LichtschläucheAnz. 10
- LED-LichterAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Musikplayer
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KontaktgrillsAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- ThermometerAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KüchenhockerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesenAnz. 4
- BlickfängerAnz. 4
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, solltest du Standbetreiber verbindlich einladen und registrieren.
- Erstelle den Geländeplan vor dem Aufbau und markiere jeden Stand. Plane Wege, Stehtische, Klappstühle, Garderobe sowie Flächen für Partyzelte so, dass Kabel und Besucherströme nicht im Weg liegen.
- Prüfe Stromanschlüsse und Beleuchtung spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. So bemerkst du fehlende Verlängerungen oder dunkle Bereiche, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und verteile den Ablaufplan an alle Beteiligten. Eine Person sollte am Veranstaltungstag für Lieferungen, Wetteränderungen und kurzfristige Fragen zuständig sein.
- Kaufe Frisch- und Kühlprodukte möglichst am Tag vorher und lagere sie direkt gekühlt. Rechne Getränke, Glühweintassen und wiederverwendbare Becher getrennt nach Ausgabestellen ab, damit am Abend nichts unnötig fehlt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Standbetreiber und Lieferungen brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Dekoration und Aufbau.
- Was muss man für einen Weihnachtsmarkt anmelden?
- Prüfe mindestens 8 Wochen vorher, welche Genehmigungen für Ort, Verkauf, Strom und mögliche Ausschankangebote nötig sind. Die konkreten Anforderungen hängen von Gemeinde und Veranstaltungsort ab.
- Wann sollte man Strom und Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt testen?
- Teste alle Stromkabel, Anschlüsse und Leuchten spätestens am Vortag, nicht erst beim Aufbau. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten am Veranstaltungstag für eine abschließende Kontrolle ein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation und je nach Größe zwei bis drei Helfer pro Schicht ein. Schichten von zwei bis drei Stunden verhindern, dass einzelne Helfer den ganzen Tag ausfallen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!