Zo organiseer je een kerstmarkt met foodtrucks

Begin met de datum, locatie en beschikbare stroompunten; die bepalen hoeveel foodtrucks, marktkramen en verlichting je kunt plaatsen. Reserveer daarna de foodtrucks, kraamhuur en verlichting en leg afspraken over levering, opbouw en betaling vast. Werk vanuit een plattegrond met looproutes, eetplekken, kabels en uitgangen. Open vervolgens de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in. In de laatste week controleer je weer, voorraad, leveringen en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Foodtrucks reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Stroompunten vastleggen
5
Plattegrond maken
2 personen
6
Leveranciersafspraken vastleggen
7
Kraamhuur reserveren
8
Verlichting reserveren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Marktkramen indelen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveringsroute afspreken
16
Prijskaarten ontwerpen
17
Plattegrond afdrukken
18
Bewegwijzering afdrukken
19
Sociale promotie plaatsen
20
Weersverwachting controleren
21
Voorraadlijst controleren
2 personen
22
Boodschappenlijst bestellen
23
Contantgeld regelen
24
Vrijwilligersinstructies maken
25
Leveringen bevestigen
26
Boodschappen ophalen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen
29
Prijskaarten sorteren
30
Kassa's voorbereiden
2 personen
31
Contactlijst afdrukken
32
Terrein inspecteren
2 personen
33
Foodtrucks ontvangen
3 personen
34
Marktkramen opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Stroom aansluiten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Boodschappen uitladen
3 personen
43
Warme dranken voorbereiden
2 personen
44
Hapjes klaarzetten
2 personen
45
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
46
Kassa's testen
2 personen
47
Foodtrucks laten proefdraaien
3 personen
48
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

49
Entree en kassa bemannen
2 personen
50
Marktkramen bemannen
4 personen
51
Foodtrucks ondersteunen
2 personen
52
Warme dranken serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tafels schoonhouden
2 personen
57
Toiletten bijvullen
58
Verlichting controleren
59
Dieetvragen beantwoorden
60
Kassa's afromen
2 personen
61
Voorraad controleren
2 personen
62
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
65
Marktkramen afbreken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Verlichting afkoppelen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Terrein vegen
3 personen
72
Kassa's afsluiten
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Huurmaterialen sorteren
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Restvoorraad opslaan
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Koelboxen reinigen
2 personen
79
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
80
Terrein opleveren
2 personen
81
Leveranciersfacturen verzamelen
82
Contantgeld afstorten
2 personen
83
Gevonden voorwerpen afhandelen
84
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kraamwandenaantal 20
Palletsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 16

Apparatuur

Warmwaterketelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6
Handmegafoon

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertraysaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminium schalenaantal 30

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 20
Presentatiebordenaantal 12
Prijskaarthoudersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer foodtrucks pas nadat je de stroompunten en opstelplaatsen hebt vastgelegd. Noteer per truck het benodigde vermogen, de aankomsttijd en de route naar de standplaats.
Maak de plattegrond minimaal twee weken vooraf en houd looproutes vrij van verlengkabels, kabelhaspels en pallets. Zet verlichting niet alleen boven de kramen, maar ook bij ingangen, eetplekken en bewegwijzering.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij het sluiten van de aanmeldingen en geef het overzicht door aan de foodtrucks. Zet allergeneninformatie zichtbaar bij de prijzkaarten, zodat bezoekers niet bij elke kraam hoeven te vragen.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Geef vóór de opening een korte instructie over portofoons, contantgeld, leveringen en wat te doen bij uitval van stroom.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de opening. Leg partytenten, kraamwanden, tafelkleden, warmhoudbakken en extra verlichting klaar voordat wind of regen de opbouw vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met foodtrucks organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, foodtrucks en vergunningen. Reserveer kraamhuur, verlichting en stroom uiterlijk 6 weken van tevoren, omdat populaire leveranciers dan al volgeboekt kunnen zijn.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken als startpunt op één foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het menu en de bereidingstijd. Combineer warme maaltijden met drank, koffie of zoet en controleer vooraf hoeveel porties elke truck per uur kan uitgeven.
Wanneer moet je de plattegrond van een kerstmarkt maken?: Maak een eerste plattegrond zodra locatie, foodtrucks en kramen bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve versie uiterlijk 10 dagen voor de markt af, zodat stroom, leveringsroute, verlichting en bewegwijzering nog aangepast kunnen worden.
Hoe bereid je een kerstmarkt met foodtrucks voor op slecht weer?: Controleer de voorspelling 48 uur en 6 uur voor de opening en bepaal vooraf wanneer je tenten of onderdelen verplaatst. Zet kabels droog en veilig weg, borg partytenten en regel minstens één alternatief voor stroom of warmhouden als buitenapparatuur uitvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.