Organiser un marché de Noël avec foodtrucks, étape par étape

Un marché de Noël avec foodtrucks se prépare d’abord sur plan, avant de réserver le moindre stand. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations, les accès de livraison et les besoins électriques. Les réservations de foodtrucks, de tentes, d’éclairage et de mobilier viennent ensuite. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les inscriptions, la répartition des stands et des bénévoles, la signalétique, les stocks et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des food trucks
3
Vérifier les autorisations
4
Répertorier les points d’alimentation électrique
5
Créer le plan
2 personnes
6
Fixer les accords avec les fournisseurs
7
Réserver la location du stand
8
Réserver l’éclairage
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Répartir les stands du marché
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Traiter les inscriptions
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Convenir de l’itinéraire de livraison
16
Concevoir les cartes de prix
17
Imprimer le plan
18
Impression de la signalétique
19
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
20
Vérifier les prévisions météo
21
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
22
Commander la liste de courses
23
Prévoir de l’argent liquide
24
Rédiger les consignes pour les bénévoles
25
Confirmer les livraisons
26
Récupérer les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer la vaisselle
2 personnes
29
Trier les cartes de prix
30
Préparer les caisses
2 personnes
31
Imprimer la liste de contacts
32
Inspecter le site
2 personnes
33
Accueillir les food trucks
3 personnes
34
Monter les stands de marché
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Brancher l’électricité
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Décharger les courses
3 personnes
43
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
44
Préparer les en-cas
2 personnes
45
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
46
Tester les caisses
2 personnes
47
Faire tourner les food trucks à vide
3 personnes
48
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

49
Assurer l’accueil et la caisse
2 personnes
50
Tenir les stands du marché
4 personnes
51
Soutenir les food trucks
2 personnes
52
Servir des boissons chaudes
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Vérifier l'éclairage
59
Répondre aux questions diététiques
60
Faire les comptes de la caisse
2 personnes
61
Vérifier les stocks
2 personnes
62
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

64
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
65
Démonter les stands du marché
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Débrancher l’éclairage
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Balayer le site
3 personnes
72
Fermer les caisses
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Trier le matériel de location
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Stocker les restes
2 personnes
77
Évacuer les déchets
2 personnes
78
Nettoyer les glacières
2 personnes
79
Nettoyer les surfaces
2 personnes
80
Rendre le site
2 personnes
81
Rassembler les factures des fournisseurs
82
Déposer les espèces
2 personnes
83
Gérer les objets trouvés
84
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 20
Parois de standqté 20
Palettesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lanternesqté 16

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Plateaux en aluminiumqté 30

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décorations de tableqté 20
Panneaux de présentationqté 12
Supports de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’implantation avant de confirmer les fournisseurs : prévoyez l’emplacement des foodtrucks, des stands, des tables et des zones de circulation. Notez aussi les points d’alimentation électrique et la longueur de rallonge nécessaire pour chaque installation.
Réservez les foodtrucks plusieurs semaines à l’avance et formalisez les accords par écrit. Précisez les horaires d’arrivée, l’itinéraire de livraison, les besoins en électricité et la façon de gérer les déchets, car ces détails sont souvent réglés trop tard.
Ne laissez pas l’éclairage pour la dernière semaine. Les guirlandes, lampes LED, lampes extérieures et lanternes doivent être réparties sur le plan, avec des rallonges à enrouleur et des multiprises adaptées aux zones éloignées.
Fermez les inscriptions avant de répartir les stands et les bénévoles. Recueillez en même temps les besoins alimentaires afin d’éviter de découvrir au montage qu’un participant nécessite une solution particulière.
Préparez la signalétique avant le jour J : plan imprimé, cartes de prix, indications des stands et consignes bénévoles. Vérifiez les stocks, l’argent liquide, les livraisons et les prévisions météo entre 24 et 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec foodtrucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les foodtrucks, les autorisations, la location des stands et l’éclairage doivent être sécurisés au début ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les stocks et la signalétique.
Quand réserver les foodtrucks pour un marché de Noël ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 10 semaines avant l’événement. Demandez immédiatement leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques et leurs contraintes de livraison.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des foodtrucks ?: Répertoriez les points d’alimentation avant de créer le plan définitif et demandez à chaque foodtruck sa puissance nécessaire. Faites cette vérification au moins 4 semaines avant, puis prévoyez les multiprises et rallonges adaptées sans surcharger une même prise.
Quand vérifier la météo et les livraisons ?: Consultez les prévisions à 7 jours pour ajuster les tentes, l’éclairage et le mobilier, puis faites une dernière vérification 24 à 48 heures avant. Confirmez aussi les horaires et l’itinéraire de livraison dans ce même délai.

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