Zo organiseer je een kerstmarkt in een botanische tuin

Begin met het terrein, de datum en de randvoorwaarden van de botanische tuin. Daarna leg je de kraamindeling, leveranciers, vergunningen en verzekering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens het programma, de plattegrond, bewegwijzering en betaalwijze uit. Controleer in de laatste week vooral stroom, verlichting, voorraad, leveringen en de indeling van vrijwilligers; juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein bevestigen
2 personen
2
Kraamindeling bepalen
2 personen
3
Leveranciers benaderen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamhouders bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Plattegrond opmaken
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Sociale berichten plaatsen
18
Kerstdecoratie controleren
2 personen
19
Verlichting testen
2 personen
20
Voorraadlijsten maken
2 personen
21
Leveringen bevestigen
22
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
23
Contant wisselgeld regelen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
26
Verse ingrediënten koelen
2 personen
27
Kraamhouders ontvangen
2 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Statafels plaatsen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Verlichting ophangen
4 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Kraamtafels aankleden
4 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Koelboxen vullen
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Servies klaarzetten
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Geluidsinstallatie testen
2 personen
46
Kraamhouders briefen
2 personen
47
Vrijwilligers briefen
2 personen
48
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Kassa bemannen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Warme dranken serveren
3 personen
53
Koude dranken serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussentijds controleren
58
Bewegwijzering controleren
59
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
60
Programma aankondigen
61
Lichtshow bedienen
62
Laatste ronde serveren
3 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Verlichting uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Partytenten afbreken
6 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Apparatuur reinigen
2 personen
75
Voorraad inventariseren
2 personen
76
Materialen opslaan
3 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Restanten wegbergen
2 personen
79
Eindschoonmaak uitvoeren
3 personen
80
Leveranciers afrekenen
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kunstsneeuwaantal 6
LED-kaarsenaantal 40
Decoratieve cadeaudozenaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Kerstmutsenaantal 20
Polsbandjesaantal 250

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Steekwagensaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Prijskaartstandaardsaantal 24
Portofoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling voordat je leveranciers definitief bevestigt. Houd looppaden vrij, zet eet- en drinkpunten niet allemaal bij dezelfde ingang en controleer of partytenten, marktkramen en klaptafels op de gekozen ondergrond passen.
Regel stroom en verlichting uiterlijk twee weken vooraf. Test lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen samen; leg kabels afgedekt met kabelmatten en noteer per kraam welk aansluitpunt wordt gebruikt.
Plan betalingen en wisselgeld als één geheel. Test betaalterminals vóór opening, bepaal wie contant geld beheert en zorg per verkooppunt voor voldoende wisselgeld, zodat vrijwilligers niet tijdens de drukte naar een centrale kassa hoeven.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok van minimaal twee uur. Wijs aparte mensen aan voor opbouw, informatie, kassa, bevoorrading en afsluiting; zonder overdracht blijven taken zoals leveringen en voorraadcontrole vaak liggen.
Controleer houdbare voorraad, warmhoudbakken, warmhoudkannen en koelboxen niet alleen bij aankoop maar ook de avond ervoor. Verzamel dieetwensen vóór je menukaarten definitief maakt en zet allergenen duidelijk bij elk relevant aanbod.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een botanische tuin organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren. Leg in de eerste 2 weken datum, terrein, vergunningen, verzekering en kraamindeling vast; leveranciers en kraamhouders hebben daarna tijd nodig om te bevestigen.
Wanneer moet je vergunningen en verzekering voor een kerstmarkt regelen?: Controleer dit direct na het vastleggen van datum en terrein, bij voorkeur 8 weken voor de markt. Sommige aanvragen en verzekeringscontroles duren meerdere weken, waardoor wachten tot de laatste maand risico geeft.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger per kernpunt: opbouw, informatie, kassa, bevoorrading en afsluiting. Werk daarnaast met shifts van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele markt zonder pauze bij een kraam of ingang staat.
Wanneer test je de verlichting en betaalapparatuur?: Doe een volledige test uiterlijk 2 dagen voor opening en nog een korte controle op de opbouwdag. Test lichtsnoeren, verlenghaspels, stekkerdozen, betaalterminals en reservekabels op de plek waar ze werkelijk worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.