So organisierst du einen Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten

Ein Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten braucht eine klare Reihenfolge: Erst müssen Datum, Gelände und Genehmigungen feststehen, danach folgen Stände, Lieferanten und Programm. Plane früh, weil Standbetreiber, Technik und Reservierungen nicht gleichzeitig verfügbar sein müssen. Kurz vor dem Termin entscheidet ein genauer Grundriss, ob Beleuchtung, Strom, Besucherwege und Verkaufsstände zusammenpassen. Die letzten Tage gehören Lieferungen, Kassen, Vorräten und einem vollständigen Funktionstest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände bestätigen
2 Personen
2
Standaufteilung festlegen
2 Personen
3
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standbetreiber bestätigen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Grundriss erstellen
15
Beschilderung entwerfen
16
Speisekarten entwerfen
17
Social-Media-Posts veröffentlichen
18
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
19
Beleuchtung testen
2 Personen
20
Vorratslisten erstellen
2 Personen
21
Lieferungen bestätigen
22
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
23
Bargeldwechsel organisieren
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
26
Frische Zutaten kühlen
2 Personen
27
Standbetreiber empfangen
2 Personen
28
Gelände kontrollieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Stehtische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Standtische dekorieren
4 Personen
37
Kasse einrichten
2 Personen
38
Kühlboxen füllen
2 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Geschirr bereitstellen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Beschallungsanlage testen
2 Personen
46
Standbetreiber einweisen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Letzte Sicherheitsrunde
2 Personen

Event

49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Kasse bedienen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Heiße Getränke servieren
3 Personen
53
Kalte Getränke servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr auffüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
58
Wegweisung kontrollieren
59
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
60
Programm ankündigen
61
Lichtshow steuern
62
Letzte Runde servieren
3 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Snacks und Getränke wegräumen
3 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Abfall trennen
3 Personen
68
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
69
Dekoration entfernen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Partyzelte abbauen
6 Personen
72
Gelände reinigen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Geräte reinigen
2 Personen
75
Bestand inventarisieren
2 Personen
76
Materialien einlagern
3 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Reste verstauen
2 Personen
79
Endreinigung durchführen
3 Personen
80
Lieferanten abrechnen
81
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 16
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
KunstschneeAnz. 6
LED-KerzenAnz. 40
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsmützenAnz. 20
ArmbänderAnz. 250

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
PreisschildständerAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KaraffeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 20
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Gelände zuerst und prüfe anschließend Genehmigungen und Versicherung. Ohne diese Grundlage solltest du weder Einladungen verschicken noch Standbetreiber verbindlich zusagen lassen.
Lege die Standaufteilung mit einem maßstäblichen Grundriss fest. Markiere Marktstände, Partyzelte, Stehtische, Sitzplätze sowie Flucht- und Besucherwege, bevor du Möbel und Dekoration verteilst.
Teste die Beleuchtung spätestens am Vortag mit Lichterketten, LED-Laternen, Verlängerungskabeln und Kabelmatten. Prüfe dabei auch, ob Kabel sicher liegen und Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Warmhaltebehälter ausreichend Strom bekommen.
Führe Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste zusammen und bestätige Standbetreiber, Freiwillige und Lieferanten schriftlich. Teile Helfer in Schichten ein, damit Kasse, Ausschank, Einlass und Abbau nicht an einer Person hängen.
Bestätige alle Lieferungen 48 Stunden vorher und stelle haltbare Vorräte vor dem Veranstaltungstag bereit. Plane außerdem Wechselgeld, Kartenterminals und einen festen Platz für Kühlboxen, Thermokannen und Kassenmaterial ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Lieferanten, Standbetreiber und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin anfragen und verbindlich bestätigen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Gesamtkoordination und je 2 Helfer für Kasse, Ausschank und Einlass pro Schicht ein. Bei mehreren Marktständen kommt mindestens 1 zusätzliche Ansprechperson für die Standbetreiber hinzu.
Wann sollte die Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt getestet werden?: Teste Lichterketten, LED-Laternen, Verlängerungskabel und Kabelmatten spätestens 24 Stunden vorher am vorgesehenen Standort. So bleiben noch einige Stunden, um defekte Technik oder fehlende Anschlüsse zu ersetzen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Lege pro Verkaufskasse mindestens 100 bis 150 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen zurück. Bereite das Geld am Vortag vor und dokumentiere Ausgabe, Nachfüllung und Rückgabe getrennt von den Tageseinnahmen.

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