Zo organiseer je een kerstborrel zonder last-minute stress

Een kerstborrel organiseren begint niet met versiering, maar met een vast aantal gasten en een duidelijke volgorde. Bevestig eerst datum en locatie, verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel dieetwensen. Zodra de aanmeldingen sluiten, bereken je de catering en regel je tafels, stoelen, koeling en servies. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, test je muziek en verlichting en zet je hapjes en drankstations pas vlak voor ontvangst klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Koelkasten en koelboxen regelen
9
Muziek en afspeellijst voorbereiden
10
Naamkaartjes voorbereiden
11
Draaiboek en contactlijst printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Allergenenlabels maken
16
Locatie schoonmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Buffet- en barhoek inrichten
2 personen
20
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
21
Kerstversiering ophangen
2 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Muziek aansluiten en testen
24
Hapjes op schalen leggen
3 personen
25
Drankstations vullen
2 personen
26
Ontvangstbalie klaarzetten

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Hapjes bijvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dieetvrije hapjes apart serveren
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Afvalbakken legen
35
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Eten en dranken opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
40
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
41
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 50
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Guirlandesaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kerststukjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Tafelnummersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledkaarsenaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk een week voor de kerstborrel en leg daarna het definitieve aantal gasten vast. Gebruik dat aantal voor catering, servies, glazen en naamkaartjes; losse toezeggingen veroorzaken meestal tekorten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en maak allergenenlabels vóór de hapjes worden uitgeserveerd. Houd afwijkende hapjes apart, zodat ze niet naast algemene schalen terechtkomen.
Plan koeling niet als laatste: regel koelkasten of koelboxen minstens één dag vooraf en koel dranken enkele uren voor aanvang. Een volle bar zonder gekoelde voorraad zorgt direct voor opstopping.
Richt buffet en bar in met een duidelijke looprichting: glazen en borden aan het begin, eten daarna en servetten en bestek aan het einde. Vul drankstations bij vóór ze leeg zijn en houd een aparte plek vrij voor koffie.
Reserveer op de dag zelf minimaal twee uur voor opbouw en controleer daarna muziek, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen. Print het draaiboek en de contactlijst voordat je begint, niet pas wanneer een leverancier belt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstborrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodiging. Sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor de borrel, zodat je nog tijd hebt voor catering en dieetwensen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten bepalen?: Bepaal het definitieve aantal vijf tot zeven dagen voor de kerstborrel, zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Gebruik dit aantal voor eten, drank, stoelen, servies en naamkaartjes.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstborrel op te bouwen?: Reken op minimaal twee uur voor een eenvoudige opbouw en langer als je veel tafels, kerstversiering of verlichting gebruikt. Test muziek en stroom voordat de eerste gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik de dranken voor een kerstborrel koelen?: Zet de dranken enkele uren voor aanvang in de koeling en controleer vooraf of de koelruimte groot genoeg is. Gebruik koelboxen als niet alles tegelijk in de koelkast past.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.