Weihnachtsumtrunk organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Weihnachtsumtrunk entscheidet die Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Gästezahl klären, dann Mengen, Ausstattung und Helfer festlegen. Plane Getränke, Häppchen und Kühlung gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts warm bleibt oder fehlt. Zwei bis drei Tage vorher lassen sich Namensschilder, Allergenhinweise, Playlist und Ablaufplan vorbereiten. Am Tag selbst brauchst du vor allem Zeit für Aufbau, Kühlung, Technik und das Auffüllen der Getränkestationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästezahl festlegen
- 6
Cateringmengen berechnen
- 7
Tische und Stühle reservieren
- 8
Kühlschränke und Kühlboxen organisieren
- 9
Musik und Playlist vorbereiten
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Allergenkennzeichnungen erstellen
- 16
Location reinigen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Buffet- und Barbereich einrichten
2 Personen
- 20
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 21
Weihnachtsdekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 23
Musik anschließen und testen
- 24
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 25
Getränkestationen auffüllen
2 Personen
- 26
Empfangstresen aufstellen
Event
- 27
Gäste empfangen
2 Personen
- 28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 29
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Snackhäppchen ohne Diätvorgaben separat servieren
- 33
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 34
Mülleimer leeren
- 35
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
- 36
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 40
Dekoration und Beleuchtung entfernen
2 Personen
- 41
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
- 42
Müll entsorgen
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 2
- BarhockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- GirlandenAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- WeihnachtsgesteckeAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- TischnummernAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- StumpenkerzenAnz. 20
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest. Erst danach berechnest du Cateringmengen und prüfst, ob Tische, Stühle, Gläser und Kühlmöglichkeiten ausreichen.
- Plane pro erwachsene Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau, sondern bereits am Vortag in Kühlschränken oder Kühlboxen.
- Erfasse Ernährungswünsche und Allergien spätestens 5 Tage vor dem Umtrunk. Beschrifte Häppchen und Speisen sichtbar, damit niemand am Buffet nachfragen oder raten muss.
- Teste Bluetooth-Lautsprecher, Musik und Beleuchtung mindestens 2 Stunden vor Beginn. Verlängerungskabel gehören zur Aufbaukontrolle, weil Steckdosen am Buffet- oder Barbereich oft nicht dort liegen, wo du sie brauchst.
- Richte Buffet und Bar getrennt ein und stelle Nachschub griffbereit bereit. Gläser, Servierzangen, Servierlöffel und Teller werden häufig erst beim ersten Ansturm vermisst, wenn die Ausgabe bereits läuft.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Weihnachtsumtrunk einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Gästezahl, Getränke und Häppchen verlässlich planen kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Weihnachtsumtrunk?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde zusätzlich. Wasser sollte während der gesamten Veranstaltung verfügbar sein.
- Wann sollte man das Catering für einen Weihnachtsumtrunk bestellen?
- Kläre das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher und bestätige die Menge nach Ablauf der Anmeldefrist. Sonderkost und Allergien solltest du spätestens 5 Tage vor dem Umtrunk weitergeben.
- Was muss man am Tag des Weihnachtsumtrunks zuerst aufbauen?
- Beginne etwa 3 Stunden vorher mit Tischen, Stühlen, Buffet- und Barbereich. Danach folgen Gläser und Geschirr, Dekoration, Beleuchtung und Musik; Häppchen richtest du möglichst erst 30 bis 60 Minuten vor Beginn an.
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