Zo organiseer je een kerkenfietstocht

Begin met de datum, de route en de kerken die willen meedoen. Leg daarna start- en finishlocatie, afstanden, rustpunten en het programma per kerk vast. Een volledige voorfietstocht voorkomt verrassingen met gevaarlijke kruisingen, onverharde paden of omleidingen. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, vrijwilligers en catering, en stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf de routekaart, GPX en praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Kerken voor deelname benaderen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
6
Route volledig voorfietsen
3 personen
7
Risicopunten op de route markeren
2 personen
8
Alternatieve route uitwerken
2 personen
9
Afstanden en tijden berekenen
2 personen
10
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
11
Informatiepagina publiceren
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Kerkenprogramma bevestigen
2 personen
18
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
19
Fietsenstalling indelen
2 personen
20
EHBO- en veiligheidsplan maken
2 personen
21
Communicatieplan voor noodgevallen maken
2 personen
22
Borden en routepijlen ontwerpen
2 personen
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Aanmeldingen en betalingen controleren
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Deelnemers informeren bij weersrisico
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Routeborden en plattegronden printen
2 personen
29
Startpakketten samenstellen
3 personen
30
Fietsen en materialen controleren
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
33
Broodjes en snacks klaarzetten
3 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Fietsenstalling afzetten
2 personen
37
Routepijlen langs de route plaatsen
4 personen
38
Infopunten bij kerken inrichten
4 personen
39
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
40
EHBO-punt inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
3 personen
45
Startpakketten uitdelen
3 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Openingsuitleg geven
48
Groepen gefaseerd laten vertrekken
3 personen
49
Route en verkeersveiligheid bewaken
4 personen
50
Kerkbezoeken begeleiden
6 personen
51
Stempelkaarten afstempelen
4 personen
52
Waterpunten bemannen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Fietspech registreren en helpen
2 personen
56
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
57
Achterblijvers terugbellen
58
Finishers registreren
3 personen
59
Avondmaaltijd serveren
4 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
61
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Routeborden verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Servies en materialen verzamelen
3 personen
66
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Koffieapparatuur schoonmaken
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
71
Route op beschadigingen controleren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
74
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Schenkbekersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Fietspompenaantal 3
Gereedschapssetsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fluoriserende hesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 12
Fietsslotenaantal 20
Routepijlenaantal 80
Routepaaltjesaantal 50
Stempelkaartenaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Startnummersaantal 120
Reflecterende bandenaantal 40

Decoratie

Infobordenaantal 8
Programmapostersaantal 12
Pijltapeaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Tafelkleedrollenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route minstens één keer vooraf en noteer risicopunten, steile stukken en plekken waar routepijlen slecht zichtbaar zijn. Werk meteen een alternatieve route uit voor wegwerkzaamheden of slecht weer.
Plan per kerk een duidelijke aankomsttijd en houd rekening met de fietssnelheid van de langzaamste groep. Zet routepijlen en routepaaltjes niet pas op de ochtend zelf, maar controleer ze vooraf op alle kruisingen.
Maak een vrijwilligersrooster met minimaal één aanspreekpunt per kerk, start- en finishlocatie en belangrijke routepost. Geef vrijwilligers een telefoonlijst en een kort noodplan, zodat een incident niet bij één organisator blijft hangen.
Bereken koffie, thee, water en catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en dieetwensen. Controleer daarnaast vooraf stroompunten, verlengsnoeren, koelboxen en de opstelling van tafels en fietsenrekken.
Stuur deelnemers uiterlijk zeven dagen voor vertrek de starttijd, routekaart, GPX, contactgegevens en informatie over parkeren en fietsenstalling. Controleer de betalingen en aanmeldingen opnieuw twee dagen voor het evenement en volg dan ook de weersverwachting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kerkenfietstocht te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. In die periode moet je kerken benaderen, de route voorfietsen, vergunningen controleren, vrijwilligers regelen en deelnemersinformatie publiceren.
Hoe ver van tevoren moet ik de route van een kerkenfietstocht vastleggen?: Leg de hoofdroute bij voorkeur 8 weken vooraf vast en fiets haar daarna volledig na. Controleer de route opnieuw 1 tot 2 weken voor de tocht, omdat wegwerkzaamheden of afsluitingen kunnen zijn gewijzigd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkenfietstocht?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de start, finish en iedere deelnemende kerk, plus extra hulp voor routecontrole en EHBO. Bij meerdere groepen is één aanspreekpunt per groep of routepost een praktische ondergrens.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een kerkenfietstocht?: Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, routekaart, GPX, contactpersoon bij nood, verwachte afstanden, fietsenstalling en eventuele wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.