Eine Kirchenfahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kirchenfahrradtour müssen Route, Gottesdienste und Fahrradlogistik zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Strecke sowie Start- und Zielort und kläre danach die beteiligten Kirchen, Genehmigungen und die Haftung. Fahre die gesamte Strecke vorher ab, berechne realistische Fahr- und Aufenthaltszeiten und plane eine Ausweichroute. Erst wenn diese Grundlage steht, lohnen sich Einladungen, Anmeldungen, Helferplan und Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Kirchen für die Teilnahme ansprechen
2 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
5
Versicherung und Haftung prüfen
6
Die Strecke vollständig vorab mit dem Fahrrad abfahren
3 Personen
7
Risikopunkte auf der Route markieren
2 Personen
8
Alternative Route ausarbeiten
2 Personen
9
Entfernungen und Zeiten berechnen
2 Personen
10
Streckenkarte und GPX-Datei erstellen
2 Personen
11
Informationsseite veröffentlichen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Kirchenprogramm bestätigen
2 Personen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
20
Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
21
Kommunikationsplan für Notfälle erstellen
2 Personen
22
Schilder und Wegpfeile entwerfen
2 Personen
23
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
24
Anmeldungen und Zahlungen prüfen
2 Personen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Teilnehmer bei Wetterrisiko informieren
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Routenschilder und Pläne drucken
2 Personen
29
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
30
Fahrräder und Materialien kontrollieren
2 Personen
31
Kühlboxen füllen
2 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
33
Brötchen und Snacks bereitstellen
3 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
37
Routenpfeile entlang der Route aufstellen
4 Personen
38
Infopunkte an Kirchen einrichten
4 Personen
39
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
40
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Teilnehmende empfangen
4 Personen
44
Anmeldungen erfassen
3 Personen
45
Startpakete verteilen
3 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
47
Eröffnungsinformationen geben
48
Gruppen gestaffelt starten lassen
3 Personen
49
Route und Verkehrssicherheit überwachen
4 Personen
50
Kirchenbesuche begleiten
6 Personen
51
Stempelkarten abstempeln
4 Personen
52
Wasserstellen besetzen
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks auffüllen
2 Personen
55
Fahrradpannen erfassen und helfen
2 Personen
56
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
57
Nachzügler zurückrufen
58
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
59
Abendessen servieren
4 Personen
60
Preisverleihung durchführen
2 Personen
61
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Wegweiser einsammeln
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Partyzelte abbauen
4 Personen
65
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
66
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
67
Location reinigen
3 Personen
68
Kaffeeausrüstung reinigen
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
71
Route auf Schäden prüfen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
74
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
AusgussbecherAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
FahrradpumpenAnz. 3
WerkzeugsätzeAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 20
WegweiserAnz. 80
StreckenpfostenAnz. 50
StempelkartenAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
StartnummernAnz. 120
Reflektierende BänderAnz. 40

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 12
MarkierungsklebebandAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4
TischdeckenrollenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100
TaschenlampenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die Route vollständig mit dem Fahrrad ab und notiere Engstellen, schlechte Wegabschnitte, Kreuzungen und fehlende Wegweiser. Plane für jeden kritischen Abschnitt eine konkrete Umfahrung statt nur einen allgemeinen Hinweis.
Stimme das Kirchenprogramm mit jeder teilnehmenden Kirche schriftlich ab. Lege dabei Beginn, Aufenthaltsdauer, Ansprechpartner und die späteste Rückmeldefrist fest, damit Verspätungen nicht den gesamten Zeitplan verschieben.
Versende Streckenkarte, GPX-Datei und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Tour. Nenne darin Treffpunkt, Abfahrtszeit, erwartete Distanz, Notfallkontakt und was bei schlechtem Wetter geschieht.
Berechne Catering und Getränke erst nach Abschluss der Anmeldungen und berücksichtige Ernährungswünsche separat. Plane außerdem Fahrradstellplätze sowie Helfer für Empfang, Wegweisung, Erste Hilfe und die einzelnen Zwischenstopps ein.
Prüfe Wettervorhersage und Streckenrisiken spätestens 24 Stunden vorher und entscheide anhand vorher festgelegter Kriterien über Änderungen. Kontrolliere am Veranstaltungstag Funk- oder Telefonkette, Powerbanks, Luftpumpen, Werkzeug und Ersatzschläuche.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kirchenfahrradtour planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, wenn mehrere Kirchen, ein reservierter Start- oder Zielort und Genehmigungen beteiligt sind. Die vollständige Probefahrt der Strecke sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin erfolgen.
Wie viel Zeit sollte man für eine Kirchenfahrradtour einplanen?: Rechne die reine Fahrzeit mit einem realistischen Durchschnittstempo und addiere pro Kirchenstopp mindestens 20 bis 30 Minuten. Für Pausen, Gruppenverzögerungen und kleine Reparaturen solltest du zusätzlich etwa 15 Prozent Puffer einplanen.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Schicke alle Informationen spätestens 7 Tage vor der Tour und aktualisiere sie bei Änderungen sofort. Die endgültige Teilnehmerzahl, Zahlungen und Ernährungswünsche sollten 3 bis 5 Tage vorher geprüft sein.
Was braucht man für Notfälle während der Fahrradtour?: Lege vorab einen Notfall-Kommunikationsplan mit mindestens zwei erreichbaren Ansprechpartnern fest. Nimm pro Gruppe Erste-Hilfe-Material, Warnwesten, Fahrradpumpen, Reifenheber, Ersatzschläuche, Werkzeug und eine geladene Powerbank mit.

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