Zo organiseer je een kennissessie zonder last-minute gedoe

Begin een kennissessie niet met de zaal, maar met het programma en het thema. Bevestig daarna de sprekers, leg de tijdsindeling vast en open het aanmeldformulier voordat je catering en opstelling definitief maakt. In de laatste week draait alles om deelnemersgegevens, dieetwensen, presentaties en techniek. Op de dag zelf voorkom je vertraging door registratie, koffie, zaal en audiovisuele middelen vóór ontvangst afzonderlijk te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Locatie en zaal reserveren
6
Catering bestellen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Techniek en presentaties controleren
2 personen
10
Presentaties ontvangen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Sprekersbriefing versturen
16
Zaal en toiletten controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Podiumtafel en spreekplek klaarzetten
2 personen
20
Projector en scherm opstellen
2 personen
21
Microfoons en speakers testen
2 personen
22
Presentaties klaarzetten
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
25
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Opening en veiligheidsinstructies geven
29
Kennissessies begeleiden
3 personen
30
Pauzehapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Buffet openen en serveren
4 personen
34
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Eten en drank opruimen
3 personen
38
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
39
Meubilair terugzetten
4 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
43
Locatie afsluiten
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Bedankbericht aan sprekers sturen
46
Presentaties en informatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Podiumtafel
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-overaantal 2
Ventilatoraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Materialen

Naamkaartjesaantal 60
Keycordsaantal 60
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Flip-overpapieraantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Papiertapeaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Richtingsbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per spreker naast de spreektijd ook 5 tot 10 minuten voor vragen en wisselen, zodat de registratie en pauze niet uitlopen.
Vraag dieetwensen direct in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen voor de kennissessie. Geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering.
Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op. Test elke presentatie op de laptop met de gebruikte HDMI-kabels en adapters; controleer ook de presentatieklikker en de reserveaansluiting.
Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor aanvang in met deelnemerslijst en naamkaartjes. Laat het ontvangstteam weten wie afmeldingen, late binnenkomst en vragen over het programma opvangt.
Doe vóór de eerste deelnemer binnenkomt een volledige techniekronde: microfoons, speakers, projector, scherm en stroomvoorziening. Zet presentaties al klaar en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kennissessie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over om sprekers te bevestigen, een locatie te reserveren, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen te verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een kennissessie bestellen?: Bestel de catering zodra het programma, de locatie en een eerste deelnemersinschatting vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 5 werkdagen voor de sessie door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een kennissessie te testen?: Plan op de dag zelf minimaal 45 minuten voor de volledige test. Controleer daarnaast alle presentaties 2 werkdagen eerder op de laptop, zodat ontbrekende adapters of kabels nog geregeld kunnen worden.
Wanneer moet ik de sprekersbriefing versturen?: Stuur de briefing uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Vermeld daarin het programma, de spreektijden, het aankomsttijdstip, de beschikbare techniek en de deadline van 2 werkdagen voor het aanleveren van presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.