Eine Wissenssession Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Wissenssession hängt der Ablauf an drei Dingen: bestätigten Referenten, einem funktionierenden Anmeldeprozess und getesteter Technik. Lege zuerst Thema und Programm fest, reserviere danach Raum und Saal und verschicke erst dann die Einladungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Sitzordnung. Diese Reihenfolge verhindert, dass am Veranstaltungstag noch wichtige Entscheidungen offen sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 6
Catering bestellen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Technik und Präsentationen prüfen
2 Personen
- 10
Präsentationen entgegennehmen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Sprecherbriefing versenden
- 16
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 19
Podiumstisch und Rednerbereich vorbereiten
2 Personen
- 20
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 21
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
- 22
Präsentationen vorbereiten
- 23
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 24
Snacks und Buffet bereitstellen
3 Personen
- 25
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Eröffnung und Sicherheitsanweisungen geben
- 29
Wissenssessions begleiten
3 Personen
- 30
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 33
Buffet öffnen und servieren
4 Personen
- 34
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 35
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 38
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
- 39
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Saal und Küche reinigen
3 Personen
- 43
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Dankesnachricht an Sprecher senden
- 46
Präsentationen und Informationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- Podiumstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- VentilatorAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Materialien
- NamensschilderAnz. 60
- LanyardsAnz. 60
- StifteAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 60
- ProgrammhefteAnz. 60
- Flipchart-PapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- PapierklebebandAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- HandseifenspenderAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Schicke ihnen spätestens 7 Tage vorher ein Briefing mit Vortragszeit, Technik und dem Termin für die Präsentationsabgabe.
- Öffne das Anmeldeformular früh und prüfe die Liste täglich. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Session, damit das Catering nicht nachträglich geändert werden muss.
- Plane für jeden Vortrag einen Techniktest ein. Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn – nicht erst beim Einlass.
- Bereite Namensschilder und die ausgedruckte Teilnehmerliste am Vortag vor. Lege beides am Registrierungstisch aus und weise das Empfangsteam 30 Minuten vor dem Einlass ein.
- Richte Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor der Registrierung ein. Stelle zusätzlich Abfallbehälter, Servierschalen und genügend Gläser bereit, damit während des ersten Vortrags niemand den Saal verlassen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wissenssession organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Thema, Programm, Referenten und Raum. Öffne das Anmeldeformular anschließend und verschicke die Einladungen, damit du mehrere Wochen für Rückmeldungen hast.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordere die Dateien spätestens 3 Tage vor der Session an. So bleiben mindestens 1 bis 2 Werktage, um Format, Videos, Schriftarten und den Anschluss an den Projektor zu prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wissenssession?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Podium, Buffet und Technik ein. Der vollständige Mikrofon- und Präsentationstest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Wissenssession?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, inklusive Kaffee, Tee und Wasser. Für eine dreistündige Session solltest du außerdem Nachschub und gekühlte Getränke einplanen, statt nur für den Empfang einzukaufen.
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