Organiser une session d’information sans rien oublier

Une session d’information réussie repose sur une séquence simple : cadrer le programme, confirmer les intervenants, gérer les inscriptions, puis préparer la salle et la technique. Commence par fixer le contenu et le nombre de participants avant de réserver l’espace ou le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les présentations, les besoins alimentaires et les tests de son et d’image. Prévois aussi un briefing précis pour l’équipe d’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Réserver le lieu et la salle
6
Commander le catering
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la technique et les présentations
2 personnes
10
Recevoir les présentations
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer la liste des participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Envoyer le briefing des intervenants
16
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer la table d'inscription
2 personnes
19
Installer la table de scène et le pupitre
2 personnes
20
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
21
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
22
Préparer les présentations
23
Installer le point café et thé
2 personnes
24
Installer les collations et le buffet
3 personnes
25
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Faire l’ouverture et donner les consignes de sécurité
29
Animer les sessions de connaissances
3 personnes
30
Servir les en-cas de pause
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
33
Ouvrir et servir le buffet
4 personnes
34
Animer le cocktail networking
3 personnes
35
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
36
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

37
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
38
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
40
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
43
Fermer le lieu
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
46
Renvoyer les présentations et les informations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table de scène
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Ventilateurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Matériel

Badges nominatifsqté 60
Lanières tour de couqté 60
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Brochures du programmeqté 60
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Définis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indique la durée de chaque intervention, les temps de questions et les horaires d’arrivée afin que les participants sachent exactement à quoi s’attendre.
Confirme les intervenants plusieurs semaines à l’avance et fixe une date limite pour recevoir leurs présentations. Prévois ensuite une version finale sur l’ordinateur utilisé dans la salle, plutôt que de compter sur un envoi de dernière minute.
Ouvre le formulaire d’inscription dès que le lieu, les horaires et le programme sont confirmés. Demande immédiatement les besoins alimentaires : les réponses reçues tardivement compliquent la commande du catering et l’installation du buffet.
Teste la technique avant l’arrivée du public : projecteur, écran, câbles, adaptateurs, micros et enceintes. Fais le test avec les présentations réelles et garde des rallonges et multiprises accessibles, car elles manquent souvent au moment de l’installation.
Organise l’accueil avant l’ouverture des portes. Prépare les badges, la liste imprimée des participants et une table d’inscription clairement visible, puis vérifie la salle, les toilettes, le café, les boissons et les collations au moins 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une session d’information ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour confirmer les intervenants, réserver la salle, ouvrir les inscriptions et commander le catering. Ajoute une échéance spécifique pour recevoir les présentations, idéalement 3 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une session d’information ?: Envoie les invitations dès que le programme, les intervenants et le lieu sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant la session. Ferme les inscriptions 2 à 3 jours avant afin de finaliser les badges, la liste des participants et les quantités de restauration.
Que faut-il tester dans la salle avant une session d’information ?: Teste le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les micros, les enceintes et les présentations au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie aussi l’emplacement des prises, les rallonges et la visibilité de l’écran depuis les dernières chaises.
Quand installer le café, les boissons et le buffet ?: Installe les tables du buffet et le point café avant l’arrivée des participants, puis refroidis les boissons suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à servir. Pour une session d’une demi-journée, vérifie les quantités environ 30 minutes avant le début et réapprovisionne pendant la pause.

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