Een kennismakingsbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel van de kennismakingsbijeenkomst en leg daarna de locatie, het programma en de capaciteit vast. Verstuur uitnodigingen zodra tijd, plaats en opzet duidelijk zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken. Werk vervolgens naar de ontvangst toe: naamkaartjes, ruimte-indeling, presentaties, techniek en catering moeten op elkaar aansluiten. De laatste dag draait vooral om controleren, koelen, klaarzetten en testen; juist daar ontstaan vaak de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Materiaal reserveren
8
Leveranciers bevestigen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Indeling van de ruimte maken
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Techniek testen
2 personen
14
Herinnering versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Servies klaarzetten
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Koffie en thee zetten
2 personen
26
Licht en muziek instellen
2 personen
27
Ruimte en toiletten controleren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Afval tussentijds afvoeren
37
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Restanten veilig verpakken
2 personen
39
Meubilair afbreken
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Techniek uitschakelen
2 personen
44
Geleend materiaal retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen verwerken
46
Deelnemers naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Welkomstbord

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en plan minimaal 60 minuten voor ontvangst en kennismaken als dat een apart onderdeel is. Zo weet je hoeveel tijd er overblijft voor presentaties, pauzes en afronding.
Verstuur de uitnodiging zodra locatie en programma rond zijn en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik die einddatum ook om de deelnemerslijst, naamkaartjes en dieetwensen definitief te maken.
Maak de ruimte-indeling niet pas op de dag zelf. Teken vooraf waar ontvangsttafel, tafels, stoelen, buffet, beamer en projectiescherm komen te staan en houd minstens één vrije doorgang over.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en verlengsnoeren uiterlijk één dag van tevoren met de presentaties. Neem ook een reserve-oplossing mee, omdat een ontbrekende kabel of niet-ondersteund bestand de start snel vertraagt.
Plan de catering achteruit vanaf het ontvangsttijdstip: koel dranken vooraf, bereid hapjes op tijd en zet koffie en thee pas zo laat mogelijk. Tel servies, glazen, kopjes en bestek op basis van het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kennismakingsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, programma en uitnodiging. Leg de deelnemerslijst en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst vast, zodat je catering en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kennismakingsbijeenkomst?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, locatie, programma en aanmelddeadline bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst een herinnering met tijd, route en eventuele voorbereiding.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kennismakingsbijeenkomst klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, naamkaartjes, buffet en decoratie. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor de techniek, inclusief het testen van alle presentaties.
Wanneer test je de techniek voor een kennismakingsbijeenkomst?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en verlengsnoeren uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 15 minuten voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.