Cómo organizar una reunión de presentación paso a paso
Una reunión de presentación funciona mejor cuando la información, el espacio y la recepción se preparan en ese orden. Empieza por reservar el lugar y fijar el programa; después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y las presentaciones. Durante los últimos días, confirma proveedores, prueba el portátil, el proyector y el sonido, y prepara las tarjetas de nombre. El día del evento, deja lista la recepción, enfría las bebidas y monta el buffet antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar el programa
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar materiales
- 8
Confirmar proveedores
- 9
Actualizar la lista de participantes
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Distribuir el espacio
2 personas
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Probar la técnica
2 personas
- 14
Enviar recordatorio
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Preparar la vajilla
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 22
Preparar tarjetas con nombres
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Montar el buffet
3 personas
- 25
Preparar café y té
2 personas
- 26
Configurar la luz y la música
2 personas
- 27
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los invitados
3 personas
- 29
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 30
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 31
Guiar la ronda de presentación
2 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer el bufé
2 personas
- 35
Recoger la vajilla
2 personas
- 36
Retirar la basura entre turnos
- 37
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 38
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 39
Desmontar el mobiliario
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Limpiar el espacio
3 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Apagar la técnica
2 personas
- 44
Devolver el material prestado
2 personas
- 45
Gestionar los objetos perdidos
- 46
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Cartel de bienvenida
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: incluye la hora de inicio, las presentaciones y los momentos de preguntas para que los asistentes sepan qué esperar.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Actualiza la lista de participantes hasta el último momento y prepara una tarjeta de nombre para cada persona confirmada.
- Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: conecta el portátil al proyector, comprueba la pantalla, el altavoz portátil y los cables alargadores, y guarda una copia de las presentaciones.
- Monta la zona de recepción antes del resto del espacio. La mesa de recepción, las tarjetas de nombre y el cartel de bienvenida deben estar visibles desde la entrada; deja también percheros accesibles.
- Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes de abrir las puertas. Coloca platos, vasos, tazas, cubiertos, bandejas y pinzas de servir para que el buffet no dependa de una sola persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de presentación?
- Reserva el lugar y fija el programa al menos 3 o 4 semanas antes. Envía las invitaciones después y deja los últimos 2 días para confirmar proveedores, cerrar la lista y probar la técnica.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la reunión, con una fecha límite de inscripción. Manda un recordatorio 2 o 3 días antes e indica la hora, el lugar y cualquier cambio del programa.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir al público. Verifica conexiones, cables, volumen y que todas las presentaciones se abran correctamente.
- ¿Cuándo debo preparar la comida y las bebidas?
- Enfría las bebidas y deja preparado el material del buffet entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Prepara el café y el té lo más cerca posible de la llegada para servirlos calientes.
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