Zo organiseer je een karatetoernooi

Begin met de datum, sporthal en het wedstrijdreglement voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je categorieën, scheidsrechters, vrijwilligers en inschrijvingen vast. Plan vroeg hoe je deelnemers weegt, indeelt en informeert, want een wedstrijdschema kan pas definitief worden gemaakt als aanmeldingen en startgelden zijn gecontroleerd. Regel daarnaast op tijd de matten, beschermers, scoreborden, EHBO en omroep. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke vrijwilligersindeling, geprinte wedstrijdkaarten en een getest wedstrijdgeluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
4
Wedstrijdcategorieën bepalen
3 personen
5
Scheidsrechters benaderen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Inschrijfformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Prijzenpakket samenstellen
2 personen
13
Medailles bestellen
14
Oorkondes ontwerpen
15
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
16
Deelnemers bevestigen
2 personen
17
Startgelden controleren
2 personen
18
EHBO-post afspreken
2 personen
19
Parkeerinformatie versturen
20
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
21
Muziek en omroep testen
2 personen
22
Routebordjes maken
2 personen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Wedstrijdkaarten afdrukken
25
Oorkondes afdrukken
26
Medailles controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
31
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
32
Scheidsrechterstafels plaatsen
3 personen
33
Publieksstoelen opstellen
4 personen
34
Cateringtafels opstellen
2 personen
35
Geluid aansluiten
2 personen
36
Banners en bewegwijzering plaatsen
3 personen
37
Prijstafel inrichten
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
39
Kleedkamers controleren
2 personen
40
Officials instrueren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Weging en controle uitvoeren
3 personen
45
Openingsbriefing geven
2 personen
46
Katawedstrijden begeleiden
8 personen
47
Kumitewedstrijden begeleiden
10 personen
48
Wedstrijdkaarten bijhouden
4 personen
49
Uitslagen invoeren
2 personen
50
Omroep verzorgen
2 personen
51
Publiek ontvangen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Kleedkamers controleren
2 personen
57
Blessures registreren
2 personen
58
Finalisten aankondigen
2 personen
59
Finales begeleiden
8 personen
60
Prijzen uitreiken
4 personen
61
Bedankwoord uitspreken
62
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

63
Matten afbreken
6 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Sporthal schoonmaken
5 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Uitslagen publiceren
72
Deelnemers bedanken
2 personen
73
Prijzen en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tatamimattenaantal 120
Mattenrandaantal 20
Rode wedstrijdbandenaantal 12
Blauwe wedstrijdbandenaantal 12
Rode handschoenenaantal 12
Blauwe handschoenenaantal 12
Hoofdbeschermersaantal 12
Borstbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Tandbeschermersaantal 12
Wedstrijdklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Wegingsschaal
Pionnenaantal 20
Tafelschildjesaantal 8
Scheidsrechtervlaggenaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Medaillerekaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Omroepinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Wedstrijdkaarthoudersaantal 8
Startnummersaantal 180
Wedstrijdkaartenaantal 250
Oorkondesaantal 80
Polsbandjesaantal 250

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Clubvlaggenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Routebordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stofzuiger
Desinfectiesprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
EHBO-kofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdcategorieën en het reglement vast voordat het inschrijfformulier online gaat. Vermeld daarin ook de uiterste inschrijfdatum, gewichtsklasse, leeftijdsgrens en benodigde bescherming, zodat je later minder correcties krijgt.
Benader scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Plan niet alleen wedstrijdbegeleiders, maar ook mensen voor ontvangst, weging, scoreborden, omroep, EHBO en het klaarzetten van de tatamimatten.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen, gewichtsklassen en startgelden zijn gecontroleerd. Druk deelnemerslijsten en wedstrijdkaarten op zijn vroegst de dag ervoor af en houd enkele blanco kaarten achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Controleer het materiaal per wedstrijdveld: tatamimatten met mattenrand, rode en blauwe banden, beschermers, wedstrijdklok, stopwatch, scorebord en fluitje. Test de wedstrijdklokken, laptop, printer, microfoon en omroepinstallatie minstens 2 uur voor de eerste partij.
Stuur parkeerinformatie, routebordjes en de planning uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers en begeleiders. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en leg medailles, oorkondes en het prijzenpakket per categorie klaar, zodat de prijsuitreiking niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karatetoernooi organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 maanden vooraf met de datum, sporthal en het reglement. Reserveer scheidsrechters, vrijwilligers en materiaal bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het toernooi.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een karatetoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijfdatum is gesloten. Controleer eerst alle aanmeldingen, gewichtsklassen en startgelden en publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een karatetoernooi?: Reken per wedstrijdveld op minimaal 3 functies: een scheidsrechter, een scorehouder en een tijdwaarnemer. Tel daarnaast mensen voor ontvangst, weging, omroep, EHBO, catering en zaalbeheer; voor meerdere velden zijn meestal 10 tot 15 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet je het materiaal voor een karatetoernooi controleren?: Controleer aantallen en staat van matten, beschermers, scoreborden en klokken uiterlijk 1 week vooraf. Test de laptop, printer, microfoon en omroepinstallatie op de wedstrijddag minstens 2 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.