Zo organiseer je een karaokeavond zonder technische chaos
Begin met de datum, locatie en gastenlijst; daarna kun je de techniek en muziek passend maken voor het aantal deelnemers. Verzamel dieetwensen en inventariseer vroeg welke karaokesongs mensen willen zingen, zodat je geen lege songlijst of lange wachtrij krijgt. Regel vervolgens de karaokeset, beeld en geluid en test alles vóór de avond. Op de dag zelf werk je van ruimte-indeling naar techniek, drank en hapjes, met een back-up voor muziek en kabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Definitieve gastenlijst maken
- 6
Karaokesongs inventariseren
2 personen
- 7
Songlijst afdrukken
- 8
Techniek reserveren
- 9
Boodschappenlijst controleren
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Dranken koelen
2 personen
- 12
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 13
Apparatuur opladen
- 14
Karaokesysteem testen
2 personen
- 15
Back-upmuziek klaarzetten
Event
- 16
Locatie openen
2 personen
- 17
Ruimte controleren
2 personen
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen plaatsen
3 personen
- 20
Karaokeset aansluiten
2 personen
- 21
Microfoons testen
2 personen
- 22
Kabels veilig afdekken
2 personen
- 23
Verlichting ophangen
2 personen
- 24
Versiering ophangen
3 personen
- 25
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
- 26
Servies klaarzetten
2 personen
- 27
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 28
Informatiebord plaatsen
- 29
Gasten ontvangen
2 personen
- 30
Karaokeregels uitleggen
- 31
Zangers inschrijven
2 personen
- 32
Karaoke presenteren
- 33
Hapjes serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Buffet opruimen
2 personen
- 36
Laatste nummer aankondigen
- 37
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 39
Servies verzamelen
3 personen
- 40
Afval sorteren
2 personen
- 41
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 43
Apparatuur inpakken
2 personen
- 44
Geleende spullen retourneren
- 45
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Kapstokaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Karaokemachine
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 2
- USB-stick
- Koelboxenaantal 3
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 80
- Herbruikbare koffiemokkenaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkommenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-lampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test de karaokeset minimaal één dag vooraf met dezelfde laptop, speakers, microfoons, HDMI-kabels en projector die je op de avond gebruikt. Controleer ook het volume van stem en muziek afzonderlijk.
- Maak de songlijst op basis van de aanmeldingen en druk meerdere exemplaren af. Leg ze naast de microfoons, zodat deelnemers zelf kunnen kiezen en de host niet elke aanvraag hoeft te onthouden.
- Plan bij het klaarzetten eerst tafels, stoelen en het buffet en sluit daarna pas de karaokeset aan. Houd rondom microfoonstandaards en kabels een vrije looproute en dek kabels af met kabelmatten.
- Koel de dranken vóór de gasten arriveren en zet herbruikbare glazen, borden en bestek op één vaste plek. Een aparte dranktafel voorkomt dat mensen tijdens een nummer voor de speakers of het projectiescherm langs moeten.
- Zet back-upmuziek klaar op een USB-stick voordat de eerste gast binnenkomt. Laad laptop, karaokemachine en andere apparatuur volledig op en bewaar verlengkabels en stekkerdozen op één bereikbare plek.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een karaokeavond te organiseren?
- Begin minimaal 2 tot 3 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer de laatste 2 dagen voor boodschappen, het koelen van drank en een volledige technische test.
- Hoeveel karaokesongs moet je klaarzetten?
- Reken op 8 tot 10 songs per uur als richtlijn voor de avond, afhankelijk van de lengte van de nummers en het aantal deelnemers. Verzamel de voorkeuren uiterlijk 1 week vooraf en zorg daarnaast voor een bredere reservekeuze.
- Wanneer moet je de techniek van een karaokeavond testen?
- Test alle apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle van microfoons, beeld en geluid. Trek voor aansluiten en testen minstens 45 minuten uit voordat de gasten komen.
- Hoe voorkom je wachtrijen bij karaoke?
- Laat deelnemers hun volgende nummer meteen na hun optreden kiezen en houd een lijst bij met maximaal 3 open aanvragen per persoon. Met 2 microfoons kun je bovendien sneller wisselen tussen zangers, zolang beide vooraf zijn getest.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!