Zo organiseer je een karaokeavond zonder chaos

Begin met de locatie en de karaokeapparatuur: zonder passende stroompunten, scherm en geluidsopstelling loopt de rest vertraging op. Stuur daarna de uitnodigingen en vraag meteen dieetwensen en favoriete nummers uit, zodat je het programma kunt maken. Wijs één presentator aan die de deelnemers en nummers bijhoudt. Plan op de dag zelf ruim tijd voor opbouw, kabels, microfoontests en het koelen van dranken; juist die technische controles worden vaak te laat gedaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Karaokeapparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en tijdschema maken
2 personen
7
Karaokelijst samenstellen
2 personen
8
Presentator aanwijzen
9
Catering bestellen
10
Laatste gastenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Apparatuur ophalen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie en sleutel controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Karaokeapparatuur opbouwen
3 personen
18
Scherm en laptop aansluiten
2 personen
19
Microfoons testen
2 personen
20
Geluidsniveau instellen
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
23
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
24
Deelnemerslijst en nummers klaarleggen
2 personen

Event

25
Welkomstbalie bemannen
2 personen
26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Karaokeprogramma presenteren
29
Zangers en nummers registreren
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet bijvullen
2 personen
33
Microfoons wisselen en ontsmetten
34
Laatste ronde aankondigen
35
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Karaokeapparatuur afbreken
3 personen
39
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
40
Servies en glazen afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Gevonden voorwerpen verzamelen
44
Apparatuur retourneren
2 personen
45
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Garderoberek

Apparatuur

Karaokelaptop
Karaokescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Pannenlappenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
LED-theelichthoudersaantal 20
Welkomstbord
Nummerkaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-spotsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en karaokeapparatuur vroeg genoeg om beide op dezelfde avond beschikbaar te hebben. Controleer vooraf waar stroompunten, scherm en speakers komen en meet kabelroutes voordat je tafels en stoelen plaatst.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen én maximaal enkele favoriete karaokenummers per gast. Gebruik de antwoorden om een afwisselende lijst te maken en houd nummers klaar voor gasten die zich pas op de avond zelf aanmelden.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Sluit laptop, scherm, mengpaneel en speakers aan, werk kabels weg met kabelmatten en test beide microfoons met muziek voordat de eerste gasten binnenkomen.
Laat de presentator een deelnemerslijst en nummers bijhouden en werk met korte blokken van ongeveer 3 tot 5 liedjes per ronde. Zo blijft de wachttijd overzichtelijk en krijgt niet steeds dezelfde zanger de beurt.
Koel dranken en richt buffet en dranktafel vóór de ontvangst in. Zet glazen, servies en opschepmateriaal klaar en houd reservebatterijen bij de microfoons; een lege batterij tijdens een optreden onderbreekt meteen het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en karaokeapparatuur. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en maak het definitieve programma uiterlijk 2 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om karaokeapparatuur op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor opbouw en controle. Reserveer daarnaast 30 minuten extra als je de apparatuur voor het eerst gebruikt of meerdere speakers, microfoons en kabels aansluit.
Hoeveel karaokenummers heb ik nodig voor een avond?: Een nummer duurt gemiddeld 4 minuten, dus plan ongeveer 12 tot 15 nummers per uur. Voor 3 uur karaoke heb je minimaal 36 tot 45 nummers nodig, exclusief reservekeuzes.
Hoe voorkom ik dat gasten te lang wachten bij karaoke?: Werk met een beurtlijst en maximaal 3 tot 5 optredens per ronde. Bij 20 deelnemers kun je bijvoorbeeld twee nummers per persoon vooraf plannen en daarna open inschrijven voor extra rondes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.