Organiser une soirée karaoké, étape par étape

Une soirée karaoké réussie repose surtout sur une bonne préparation technique et un déroulé simple. Commence par réserver le lieu et le matériel, puis fixe le nombre de participants avant de commander les boissons et les bouchées. Prépare ensuite une liste de chansons assez large, un planning réaliste et une personne pour présenter les passages. Le jour J, prévois au moins une heure pour installer, brancher et tester le son avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le matériel de karaoké
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme et le planning
2 personnes
7
Composer la liste de karaoké
2 personnes
8
Désigner un animateur
9
Commander le catering
10
Vérification de la dernière liste d'invités
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Récupérer l'équipement
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Vérifier le lieu et la clé
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer l’équipement de karaoké
3 personnes
18
Brancher l’écran et l’ordinateur portable
2 personnes
19
Tester les microphones
2 personnes
20
Régler le niveau sonore
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
23
Installer la table d’inscription
2 personnes
24
Préparer la liste des participants et les numéros
2 personnes

Événement

25
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir les boissons
2 personnes
28
Présenter le programme de karaoké
29
Enregistrer les chanteurs et les chants
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Changer et désinfecter les microphones
34
Annoncer le dernier tour
35
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

36
Ranger les restes au frais
2 personnes
37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Démonter le matériel de karaoké
3 personnes
39
Collecter et trier les déchets
3 personnes
40
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Rassembler les objets trouvés
44
Retourner le matériel
2 personnes
45
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portable de karaoké
Écran de karaoké
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 2
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 70
Verres à vinqté 30
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Maniquesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Bougeoirs chauffe-plat LEDqté 20
Panneau d’accueil
Cartes numérotéesqté 80
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Teste l’écran, l’ordinateur, les enceintes, les microphones et chaque câble au moins 60 minutes avant l’accueil. Prévois aussi des piles de rechange : une panne de microphone suffit à interrompre toute la soirée.
Prépare la liste des chansons avant les arrivées et note les morceaux demandés par chaque participant. Garde un ordre souple pour éviter que plusieurs personnes attendent trop longtemps leur tour.
Désigne un présentateur qui annonce les chanteurs, relance l’ambiance et surveille le temps. Sans cette personne, les demandes s’accumulent souvent à la table d’accueil et les passages deviennent désordonnés.
Installe les câbles loin des zones de passage et couvre-les avec des protège-câbles. Place l’écran de façon visible depuis les sièges, mais garde les boissons à distance de l’ordinateur et de la console de mixage.
Refroidis les boissons avant le début et prévois environ deux à trois verres par personne pour la première heure. Vérifie les régimes alimentaires avant de commander les bouchées, puis installe séparément les options concernées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée karaoké ?: Commence les réservations et les invitations au moins trois semaines à l’avance. Le jour même, bloque 60 à 90 minutes pour installer le matériel, décorer la salle et tester le son.
Combien de chansons prévoir pour une soirée karaoké ?: Prévois environ 8 à 10 chansons par heure, en gardant une sélection plus large que le nombre de participants. Pour une soirée de 4 heures, une liste d’au moins 35 à 40 titres permet d’éviter les temps morts.
Quand faut-il tester le matériel de karaoké ?: Teste tout au moins une heure avant l’arrivée des invités, avec le volume réel prévu pour la salle. Vérifie notamment les connexions HDMI et audio, les deux microphones et les piles de rechange.
Combien de boissons prévoir pour une soirée karaoké ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une à deux par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et garde les boissons froides avant l’ouverture de la salle.

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