Zo organiseer je een karaokeavond zonder technisch gedoe

Begin bij de datum, locatie en karaokeapparatuur; die drie bepalen hoeveel ruimte, stroom en voorbereiding je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en gewenste liedjes. Plan de opbouw ruim vóór de eerste gasten, zodat je scherm, speakers, mixer en microfoons rustig kunt testen. Een duidelijke zanglijst en een inschrijftafel voorkomen dat de avond stilvalt of steeds dezelfde mensen aan de beurt zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Karaokeapparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Muziekrepertoire samenstellen
2 personen
8
Karaokeliedjes downloaden
9
Zanglijst voorbereiden
10
Reserveringen controleren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Apparatuur ophalen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Karaokescherm plaatsen
2 personen
20
Speakers en mixer plaatsen
2 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Kabels veilig afplakken
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Dranken klaarzetten
2 personen
27
Hapjes op schalen leggen
3 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Karaokesoftware testen
2 personen

Event

31
Welkomsttafel bemannen
2 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Zangnummers verzamelen
34
Karaokeprogramma bedienen
35
Zangers aankondigen
36
Hapjes en dranken serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
39
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
40
Toiletten tussentijds controleren
41
Laatste nummer aankondigen
42
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Eten en dranken opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Ruimte schoonmaken
3 personen
50
Toiletten schoonmaken
2 personen
51
Apparatuur inpakken
2 personen
52
Apparatuur retourneren
2 personen
53
Koelboxen reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokeset
Laptop
Projector
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Karaokebord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de karaokeset vroeg en controleer uiterlijk een week vooraf of laptop, scherm, speakers, mixer en microfoons compleet zijn. Download de liedjes bovendien vóór de avond, zodat je niet afhankelijk bent van een trage internetverbinding.
Maak de zanglijst uiterlijk één dag vooraf en noteer per optreden één of twee nummers. Houd een paar reservekeuzes klaar; populaire liedjes kunnen ontbreken of meerdere keren worden aangevraagd.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Plaats het scherm eerst, sluit daarna mixer, speakers en microfoons aan en plak alle kabels vast met gaffer tape of kabelmatten.
Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en zet hapjes op aparte serveerschalen. Gebruik een buffettafel en een inschrijftafel, zodat mensen niet bij de apparatuur of zangplek in de rij staan.
Doe een volledige soundcheck voordat de gasten binnenkomen: spreek in beide microfoons, test muziek én zang en controleer het volume op de zitplaatsen. Ventileer de ruimte vóór de start en opnieuw tijdens een pauze van ongeveer 15 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karaokeavond organiseren?: Leg datum, locatie en karaokeapparatuur bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk een week voor de avond de aanmeldingen, dieetwensen en liedjes kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om karaokeapparatuur op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor scherm, speakers, mixer, microfoons en veilige bekabeling. Reserveer daarna nog 20 tot 30 minuten voor een volledige geluids- en beeldtest.
Hoeveel karaokeliedjes heb je nodig voor een avond?: Voor 3 uur karaoke heb je ongeveer 45 tot 60 liedjes nodig als elk nummer gemiddeld 4 minuten duurt. Verzamel daarnaast minstens 10 reservekeuzes en laat gasten vooraf hun voorkeuren doorgeven.
Hoeveel drankjes moet je voorzien voor een karaokeavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koel de drank minstens 4 uur vooraf en houd ook water klaar bij de zangplek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.