Organiser une soirée karaoké, étape par étape

Une soirée karaoké se prépare d’abord comme une petite production technique, puis comme une réception. Commence par confirmer la date et le lieu, réserver le matériel et envoyer les invitations. Ensuite, collecte les inscriptions et les préférences alimentaires, prépare le répertoire et vérifie les réservations. Le jour même, prévois au moins deux heures pour installer l’écran, les enceintes, les micros et les câbles avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver le matériel de karaoké
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Constituer le répertoire musical
2 personnes
8
Télécharger les chansons de karaoké
9
Préparer la liste des chants
10
Vérifier les réservations
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer l'équipement
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer l'écran de karaoké
2 personnes
20
Installer les enceintes et la table de mixage
2 personnes
21
Brancher les microphones
2 personnes
22
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Préparer les boissons
2 personnes
27
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Tester le logiciel de karaoké
2 personnes

Événement

31
Tenir la table d’accueil
2 personnes
32
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
33
Rassembler les chants
34
Gérer le programme de karaoké
35
Annoncer les chanteurs
36
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
39
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
40
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
41
Annoncer le dernier numéro
42
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Nettoyer l’espace
3 personnes
50
Nettoyer les toilettes
2 personnes
51
Emballer le matériel
2 personnes
52
Retourner le matériel
2 personnes
53
Nettoyer les glacières

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Équipement

Kit karaoké
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 4
Ruban gafferqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Tableau de karaoké
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le matériel karaoké dès que la date et le lieu sont confirmés. Vérifie que tu disposes bien d’un écran, d’un projecteur ou écran de projection, de deux microphones et d’un système audio compatible avec ton ordinateur portable.
Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de noter les régimes alimentaires et d’ajuster les quantités de boissons et de nourriture.
Prépare la liste des chansons avant le jour J et télécharge les titres nécessaires au moins 24 heures à l’avance. Une connexion internet absente ou instable sur place ne doit pas bloquer la soirée.
Arrive environ 2 heures avant les invités pour aérer la salle, installer les tables et tester le son. Fais un essai avec chaque microphone et garde les câbles au sol fixés avec du ruban adhésif ou protégés par des tapis de câble.
Mets les boissons au frais au moins 3 heures avant le début et installe le buffet avant l’arrivée du premier invité. Prévois une table séparée pour les inscriptions ou la liste de passage afin d’éviter que les chanteurs se regroupent autour du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée karaoké ?: Prévois 2 à 3 semaines pour réserver le matériel, envoyer les invitations et recueillir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser les chansons et faire les achats.
Quand installer le matériel de karaoké ?: Commence l’installation environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Réserve 30 minutes supplémentaires pour tester le projecteur, les enceintes, le mélangeur et les microphones une fois les câbles branchés.
Combien de chansons préparer pour une soirée karaoké ?: Prépare environ 8 à 10 chansons par heure de karaoké, puis ajoute une réserve de 20 %. Pour une soirée de 3 heures, une liste de 30 à 36 titres permet de limiter les temps morts et de varier les styles.
Quand acheter les boissons et préparer les amuse-bouches ?: Achète les boissons 1 à 2 jours avant et mets-les au frais au moins 3 heures avant le début. Prépare les amuse-bouches le jour même, en terminant les plats qui doivent rester frais juste avant l’ouverture du buffet.

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