Zo organiseer je een kanomarathon

Een kanomarathon organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route, vergunningen en veiligheid op het water. Leg eerst datum, traject en start- en finishlocatie vast. Reserveer daarna reddingsboten, controleer de verzekering en werk het veiligheidsplan uit voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste week draait alles om bevestigingen, routecommunicatie, materiaalcontrole en een duidelijke taakverdeling op locatie. Met deze volgorde voorkom je dat essentiële zaken pas op de wedstrijddag aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningseisen controleren
3
Routevergunning aanvragen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Reddingsboten reserveren
6
Verzekering controleren
7
Deelnemersformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Startlijst afdrukken
14
Route en vaarregels doorgeven
15
Weersverwachting controleren
16
Veiligheidsplan afdrukken
2 personen
17
Noodnummers verzamelen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Startnummers sorteren
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Boeien en markeringen controleren
2 personen
22
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
23
Noodhulpmiddelen controleren
2 personen
24
Catering koelen
2 personen
25
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
26
Start- en finishgebied afzetten
3 personen
27
Boeien langs route plaatsen
4 personen
28
Routeborden plaatsen
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
EHBO-tafel inrichten
2 personen
36
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
37
Veiligheidsbriefing geven
4 personen

Event

38
Deelnemers aanmelden
4 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Boten en uitrusting controleren
4 personen
41
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
42
Startsein geven
2 personen
43
Starttijd registreren
2 personen
44
Reddingsposten bemannen
8 personen
45
Route en doorgang bewaken
4 personen
46
Tussentijden registreren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Finishers registreren
3 personen
54
Finishers opvangen
3 personen
55
Medaille en certificaat uitdelen
2 personen
56
Uitslagen controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
58
Laatste deelnemers binnenhalen
4 personen
59
Route vrijgeven
3 personen

Nazorg

60
Boeien en routeborden verwijderen
4 personen
61
Reddingsmateriaal verzamelen
3 personen
62
Servies verzamelen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materiaal inladen
4 personen
68
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemers informeren
72
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Routeboeienaantal 20
Startvlaggenaantal 2
Finishboog
Startnummersaantal 120
Deelnemershesjesaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Stopwatchesaantal 6
Peddelsaantal 6
Reservepeddelsaantal 6

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 20
Werplijnenaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Communicatie

portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Signalisatie

Routepijlenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 24
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en vaarregels uiterlijk enkele weken vooraf vast en vraag de routevergunning aan zodra duidelijk is welke wateren en locaties je gebruikt. Controleer ook of de start- en finishlocatie apart gereserveerd moeten worden.
Regel reddingsboten en veiligheidsmateriaal niet als laatste. Controleer per inzetpunt de reddingsvesten, werplijnen, reddingsboeien, EHBO-koffers en portofoons en zet noodnummers op één afdrukbaar overzicht.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de marathon af, zodat je deelnemers kunt bevestigen, startnummers kunt toewijzen en een actuele startlijst kunt afdrukken. Vraag dieetwensen tegelijk uit als er catering is.
Geef deelnemers vooraf de route, vaarregels, starttijd en vereiste uitrusting door. Plan een aparte controle van routeboeien, markeringen, startvlaggen en de finishboog; juist die visuele onderdelen worden vaak pas bij opbouw gemist.
Maak voor de wedstrijddag een transportvolgorde: eerst route- en reddingsmateriaal, daarna inschrijftafel, startnummers, communicatie en catering. Koel eten en drinken vooraf en test laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kanomarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je route en locaties vastleggen, vergunningseisen controleren, reddingsboten reserveren en de verzekering nalopen. Houd de laatste week vrij voor deelnemersbevestigingen en materiaalcontroles.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een kanomarathon?: Controleer de vergunningseisen direct nadat de route is vastgesteld en dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur 8 weken voor de wedstrijddatum. Wacht niet tot na de uitnodigingen: een gewijzigde route kan gevolgen hebben voor veiligheid en communicatie.
Hoeveel reddingsboten heb je nodig bij een kanomarathon?: Dat hangt af van de lengte van het traject, het aantal deelnemers, kruisingen en het advies van de bevoegde veiligheidsorganisatie. Leg de inzetpunten vast in het veiligheidsplan en reserveer de boten zodra de route bekend is, meestal 6 tot 8 weken vooraf.
Wanneer controleer je het materiaal voor een kanomarathon?: Doe een volledige controle 3 tot 5 dagen vooraf en een korte hercontrole op de ochtend zelf. Test dan onder meer routeboeien, reddingsvesten, werplijnen, portofoons, stopwatches en stroomvoorziening. Sorteer startnummers en routeborden vóór transport naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.