Cómo organizar una maratón de canoas paso a paso

Organizar una maratón de canoas empieza mucho antes de colocar la primera boya. Primero se cierran la fecha, la ruta, los permisos y los puntos de salida y meta; después se coordinan inscripciones, rescate y comunicación. Durante las últimas semanas conviene confirmar participantes, preparar dorsales y señales, revisar el material de seguridad y adaptar el plan al tiempo previsto. La mayor parte de los problemas aparece cuando falta un responsable claro o se deja para el último día algo que depende de terceros.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Comprobar los requisitos de permiso
3
Solicitar el permiso de ruta
4
Reservar la salida y la meta
5
Reservar las embarcaciones de rescate
6
Comprobar el seguro
7
Crear el formulario de participantes
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar participantes
12
Asignar números de dorsal
2 personas
13
Imprimir la lista de salida
14
Comunicar la ruta y las normas de navegación
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Imprimir el plan de seguridad
2 personas
17
Recopilar números de emergencia
18
Hacer la compra
2 personas
19
Ordenar los dorsales
2 personas
20
Preparar señales de ruta
2 personas
21
Revisar boyas y marcadores
2 personas
22
Comprobar el material de rescate
2 personas
23
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
24
Refrigerar el catering
2 personas
25
Llevar el material al lugar
4 personas
26
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
27
Colocar boyas a lo largo de la ruta
4 personas
28
Colocar señales de ruta
3 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
3 personas
31
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
32
Montar la mesa de catering
3 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
36
Distribuir los medios de comunicación
2 personas
37
Dar la charla de seguridad
4 personas

Evento

38
Inscribir participantes
4 personas
39
Repartir dorsales
3 personas
40
Comprobar las embarcaciones y el equipo
4 personas
41
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
42
Dar la señal de inicio
2 personas
43
Registrar hora de inicio
2 personas
44
Cubrir los puestos de socorro
8 personas
45
Vigilar la ruta y el paso
4 personas
46
Registrar los tiempos parciales
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer fruta y snacks
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos y comidas
3 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Registrar a los finalistas
3 personas
54
Recoger a los participantes que llegan a meta
3 personas
55
Entregar medalla y certificado
2 personas
56
Comprobar los resultados
2 personas
57
Realizar la entrega de premios
3 personas
58
Reunir a los últimos participantes
4 personas
59
Liberar la ruta
3 personas

Seguimiento

60
Retirar las boyas y los carteles de ruta
4 personas
61
Reunir material de rescate
3 personas
62
Recoger la vajilla
2 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las tiendas
4 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Cargar el material
4 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Publicar los resultados
71
Informar a los participantes
72
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesa de inscripción
Percheroscant. 2

Material deportivo

Boyas de rutacant. 20
Banderas de salidacant. 2
Arco de meta
Dorsalescant. 120
Chalecos de participantescant. 120
Cintas de medallacant. 120
Cronómetroscant. 6
Remeroscant. 6
Paddles de repuestocant. 6

Seguridad

Chalecos salvavidascant. 20
Cuerdas de lanzamientocant. 6
Boyas de rescatecant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes de nitrilocant. 4
Linternascant. 8

Comunicación

walkiescant. 12
Megáfonoscant. 2

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3

Señalización

Flechas de rutacant. 20
Señales de advertenciacant. 8
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 24
Pizarrascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. Comprueba también qué requisitos aplica cada tramo y solicita la autorización con varias semanas de margen, porque sin ella no podrás confirmar la prueba.
Calcula la seguridad según la ruta, no solo según el número de participantes. Reserva las embarcaciones de rescate, revisa chalecos salvavidas, cuerdas de lanzamiento, boyas de rescate y botiquines al menos 7 días antes.
Envía a cada participante la ruta, las normas de navegación y la hora de salida con antelación. Cierra la lista definitiva 48 horas antes para asignar dorsales e imprimir la lista de salida sin cambios de última hora.
Haz una prueba de comunicación antes de empezar: comprueba walkies y megáfonos en los puntos donde no haya contacto visual. Lleva también los números de emergencia y una copia impresa del plan de seguridad.
Prepara la logística de meta el día anterior siempre que sea posible. Refrigera el catering, carga neveras y termos, separa las señales de ruta y deja listo el material que debe trasladarse a la salida, la meta y los puestos de control.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una maratón de canoas?: Depende de la autoridad y de la vía, pero conviene iniciar la consulta al menos 8 semanas antes. No abras las inscripciones hasta confirmar qué permisos son necesarios y quién debe solicitarlos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una maratón de canoas?: Cierra la lista definitiva entre 48 y 72 horas antes de la salida. Ese margen permite confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, asignar dorsales e imprimir la lista de salida.
¿Qué se revisa el día anterior a una maratón de canoas?: Revisa las boyas y marcadores, el material de rescate y primeros auxilios, las comunicaciones y el plan de seguridad. Comprueba también que el catering esté refrigerado y que todo el material pueda llegar a cada punto antes de la hora de salida.
¿Cuántas embarcaciones de rescate hacen falta?: No existe una cifra válida para todas las rutas: depende de la longitud, los puntos de acceso, la corriente y el número de participantes. Define los puestos de rescate antes de cerrar la ruta y confirma la cobertura completa al menos 7 días antes.

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