Zo organiseer je een kamermuziekconcert

Begin met de datum, locatie en musici; pas daarna leg je het repertoire en de publiekscapaciteit vast. Werk vervolgens terug vanaf de concertavond: uitnodigingen, aanmeldingen, programmatekst en catering moeten op tijd klaar zijn. Plan de zaalindeling niet alleen voor bezoekers, maar ook voor instrumenten, muzieklessenaars en bewegingsruimte. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, gecontroleerde techniek en een duidelijke ontvangst bij de entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Concertdatum bevestigen
3
Musici vastleggen
4
Repertoire vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Programmatekst schrijven
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Musici-informatie verzamelen
13
Zaalindeling uitwerken
2 personen
14
Programma laten drukken
15
Bezoekerslijst bijwerken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Programma's sorteren
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Instrumenten ontvangen
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
25
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
26
Verlichting instellen
2 personen
27
Entreetafel inrichten
2 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
33
Musici laten inspelen
2 personen
34
Entree bemannen
2 personen
35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Concert begeleiden
2 personen
37
Pauzedrankjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Afscheidsgarderobe bemannen
2 personen
40
Instrumenten inladen
3 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Toiletten schoonmaken
2 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 76
Cateringtafelsaantal 4
Entreetafel
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 6
Muzieklessenaarlampenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Bloemstukkenaantal 6
Richtingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het repertoire vast voordat je de programmatekst schrijft. Zo kun je de speelvolgorde, pauze en benodigde muzieklessenaars tijdig verwerken in de uitnodiging en het programma.
Open de aanmeldingen pas nadat datum, locatie en musici definitief zijn. Houd de bezoekerslijst daarna dagelijks of wekelijks bij, zodat je catering en het aantal stoelen niet op schattingen baseert.
Plan de zaalopbouw minimaal 2 uur voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen goed, plaats daarna muzieklessenaars en lessenaarlampen en houd verlenghaspels en stekkerdozen buiten de looproute.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden en controleer of je naast servies ook waterkaraffen, koffieautomaten, thermoskannen en serveerbestek hebt.
Maak een aparte ontvangsttafel met programma’s, bezoekerslijst en richtingsborden. Koel dranken vóór het openen van de locatie en leg bladmuziek pas klaar nadat de instrumenten op hun definitieve plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kamermuziekconcert organiseren?: Leg de locatie en concertdatum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Musici en repertoire moeten daarna snel volgen, zodat uitnodigingen en aanmeldingen nog minstens 4 weken voor het concert kunnen starten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kamermuziekconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en controle. Reken extra tijd als instrumenten op locatie worden geleverd of als muzieklessenaars, verlichting en catering op verschillende plekken moeten komen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kamermuziekconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de concertdatum. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf als je catering en de zaalindeling op aantallen afstemt.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een kamermuziekconcert?: Zet het aantal bevestigde aanmeldingen klaar en voeg hooguit 5 tot 10 procent reserve toe als de ruimte dat toelaat. Houd daarnaast aparte ruimte vrij voor musici, instrumenten, muzieklessenaars en een entree- en cateringtafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.