Organiser un concert de musique de chambre, étape par étape

Un concert de musique de chambre se prépare d’abord autour du lieu, de la date et des musiciens. Ensuite, il faut fixer le répertoire, ouvrir les inscriptions et recueillir les informations utiles pour l’accueil et le catering. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, imprimer le programme et vérifier le matériel. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les chaises, les pupitres, les tables et les instruments avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date du concert
3
Engager les musiciens
4
Enregistrer le répertoire
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Rédiger le texte du programme
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
12
Collecter les informations des musiciens
13
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
14
Faire imprimer le programme
15
Mettre à jour la liste des visiteurs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Trier les programmes
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Recevoir les instruments
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer les pupitres
2 personnes
25
Préparer les partitions
2 personnes
26
Régler l’éclairage
2 personnes
27
Aménager la table d’entrée
2 personnes
28
Aménager le vestiaire
2 personnes
29
Préparer les programmes
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Préparer les boissons de pause
2 personnes
33
Faire accorder les musiciens
2 personnes
34
Tenir l'entrée
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Encadrer le concert
2 personnes
37
Servir les boissons de la pause
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Assurer le vestiaire de départ
2 personnes
40
Charger les instruments
3 personnes

Suivi

41
Rassembler la vaisselle
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer la salle
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Retirer la décoration
2 personnes
48
Rapporter le matériel
2 personnes
49
Retourner le matériel loué
2 personnes
50
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 76
Tables de cateringqté 4
Table d’accueil
Portantsqté 2
Cintresqté 80

Équipement

Pupitres de musiqueqté 6
Lampes de pupitre pour musiciensqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d'eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Petits bolsqté 12
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 7
Compositions floralesqté 6
Panneaux directionnelsqté 6
Pupitres de programmeqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la date avant de lancer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour engager les musiciens, enregistrer le répertoire et préparer les informations destinées au public.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt que la veille. Arrêtez la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant le concert afin de calculer les quantités de catering et la répartition de la salle.
Demandez aux musiciens leurs informations dès leur engagement : nom à imprimer, ordre de passage, besoins techniques et partitions utilisées. Une vérification à J-7 évite de découvrir une lampe de pupitre ou une rallonge manquante le jour du concert.
Imprimez le programme au moins 2 jours avant et triez les exemplaires par piles. Prévoyez aussi les panneaux directionnels et les pupitres de programme avant d’ouvrir les portes.
Le jour du concert, ouvrez le lieu 3 à 4 heures avant l’accueil du public. Installez d’abord les chaises et les pupitres, puis recevez les instruments, préparez les partitions et refroidissez les boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique de chambre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, engager les musiciens, fixer le répertoire, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert pour finaliser les places et le catering.
Quand installer la salle avant un concert de musique de chambre ?: Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ensuite au moins 30 minutes pour vérifier les pupitres, les lampes, les rallonges, les partitions et la circulation dans la salle.
Combien de programmes faut-il imprimer pour un concert ?: Imprimez un exemplaire par visiteur inscrit, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 60 personnes attendues, préparez donc 63 à 66 programmes afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.

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