Zo organiseer je een kajaktoertocht

Begin een kajaktoertocht niet met het reserveren van kajaks, maar met de route. Bepaal afstand, start- en eindpunt, vaaromstandigheden en een haalbare dagindeling. Regel daarna vergunningen, vervoer en materiaal, en verzamel tijdig noodcontacten en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke briefing, gecontroleerde veiligheidsuitrusting en een aanmeldpunt waar deelnemers zich kunnen afmelden of aanmelden. Met dit plan houd je ook rekening met slecht weer en een alternatieve route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Eventuele vaarvergunning aanvragen
4
Kajaks en materiaal reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatieve route vastleggen
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Routekaarten en briefing printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Kajaks en peddels inspecteren
2 personen
16
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
17
Eten en drinken koelen
2 personen
18
Deelnemers afmelden bij verhindering
19
Weer en vaaromstandigheden controleren
2 personen
20
Kajaks naar de start vervoeren
3 personen
21
Startterrein afzetten
2 personen
22
Tafels en tent opstellen
3 personen
23
Aanmeldpunt inrichten
2 personen
24
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Peddel- en zwemtechniek uitleggen
2 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Kajaks en zwemvesten uitdelen
3 personen
32
Groep veilig te water laten
3 personen
33
Voorste groep begeleiden
2 personen
34
Achterste groep begeleiden
2 personen
35
Water en snacks uitdelen
2 personen
36
Weersomstandigheden onderweg controleren
37
Groep veilig aan laten komen
3 personen
38
Kajaks en zwemvesten innemen
3 personen
39
Soep en brood serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Kajaks en materiaal laden
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Terrein schoonmaken
3 personen
46
Tafels en tent afbreken
3 personen
47
Kajaks en materiaal laten drogen
2 personen
48
Materiaal reinigen en inventariseren
2 personen
49
Geleend materiaal retourneren
2 personen
50
Overgebleven eten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Kajaksaantal 20
Peddelsaantal 22
Zwemvestenaantal 24
Reservepeddelsaantal 2
Werplijnenaantal 2
Sleeplijnenaantal 2
Handlenspompenaantal 2
Fluitjesaantal 24
Waterdichte routekaartenaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 4
Droogzakkenaantal 24
Reflecterende hesjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Kommetjesaantal 25
Bordenaantal 25
Besteksetsaantal 25

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 4

Apparatuur

Waterdichte portofoonsaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Oplaadbare lampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Handvegersaantal 2
Dweil
Droogdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op basis van het tempo van de langzaamste deelnemer. Reserveer extra tijd voor de briefing, pauzes en het in- en uitstappen; een tocht die op papier drie uur duurt, neemt in de praktijk vaak een half uur langer in beslag.
Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, kledingadvies, parkeer- of vervoersinformatie en een telefoonnummer voor afmeldingen.
Controleer vergunningen en reserveringen minimaal twee weken voor vertrek. Denk naast de kajaks ook aan reservepeddels, zwemvesten, werplijnen, sleeplijnen en waterdichte communicatiemiddelen.
Leg een alternatieve route vast voordat je de weersverwachting controleert. Kijk op de dag zelf opnieuw naar wind, neerslag en vaaromstandigheden en neem uiterlijk enkele uren voor de start een besluit over doorgaan of aanpassen.
Richt het startterrein zo in dat deelnemers snel worden geregistreerd en materiaal kunnen pakken. Leg routekaarten, veiligheidsmateriaal en een geprinte deelnemerslijst klaar en houd eten en drinken gekoeld tot het vertrekmoment.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajaktoertocht organiseren?: Begin minimaal vier tot zes weken vooraf. Reserveer start- en eindlocatie, kajaks en eventueel een vaarvergunning eerst; verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel noodcontacten.
Hoe bepaal ik de afstand van een kajaktoertocht?: Stem de afstand af op de ervaring van de groep en plan voor de langzaamste deelnemer. Reken naast de verwachte vaartijd minstens 30 minuten voor briefing, in- en uitstappen en een korte pauze.
Wat moet ik doen als het weer omslaat tijdens een kajaktocht?: Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van de tocht en leg vooraf een alternatief uitstappunt of een kortere route vast. Spreek af wie de beslissing neemt en hoe deelnemers worden geïnformeerd.
Wanneer controleer ik het kajak- en veiligheidsmateriaal?: Inspecteer kajaks, peddels en veiligheidsmateriaal de dag vóór vertrek en nogmaals bij het klaarzetten. Controleer per deelnemer het zwemvest en leg reservepeddels, werplijnen, sleeplijnen en EHBO-materiaal bereikbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.