Zo organiseer je een kaarsenworkshop

Een kaarsenworkshop staat of valt met een goede werkindeling en veilige voorbereiding. Begin met de ruimte, datum en het maximale deelnemersaantal; daarna stem je wax, lonten en werkplekken daarop af. Regel materialen niet pas op de workshopdag: controleer wax, geurstoffen, apparatuur en stroomvoorziening vooraf. Op de dag zelf werk je van ontvangst en uitleg naar veilig smelten, lonten bevestigen en het maken van de kaarsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Workshopruimte reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersaantal bevestigen
7
Materialenvoorraad controleren
8
Wax en lonten bestellen
9
Boodschappenlijst maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Workshopmaterialen ophalen
12
Wax en geurstoffen controleren
2 personen
13
Lontjes op maat knippen
2 personen
14
Werkbladen afdekken
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Smeltstations installeren
2 personen
17
Materialen per werkplek verdelen
2 personen
18
Registratietafel inrichten
19
Dranken koud zetten
20
Koffie- en theepunt klaarzetten
21
Veiligheidsinstructies ophangen

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Workshopintroductie geven
24
Wax veilig laten smelten
2 personen
25
Lonten bevestigen
2 personen
26
Geuren en kleuren uitleggen
27
Kaarsen gieten begeleiden
3 personen
28
Werkplekken veilig houden
2 personen
29
Koffie en thee serveren
30
Dranken bijvullen
31
Kaarsen laten uitharden
2 personen
32
Kaarsen voorzien van labels
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
36
Waxresten verwijderen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Werkruimte schoonmaken
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Materialen verpakken
2 personen
43
Locatie afsluiten
44
Geleende spullen retourneren
45
Overgebleven spullen opslaan
46
Deelnemersfoto’s nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 6
Smeltpannenaantal 6
Digitale thermometersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Keuken

Schenkbekersaantal 12
Roerlepelsaantal 12
Maatbekersaantal 6
Scharenaantal 6
Pincettenaantal 6
Hitteschermhandschoenenaantal 6
Bakplatenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 24
Welkomstbord
Veiligheidsbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Workshopmateriaal

Glazen kaarsenpottenaantal 30
Soyalaxaantal 10
Katoenen lontenaantal 36
Lonthoudersaantal 30
Geurstoffenaantal 12
Kaarskleurstoffenaantal 8
Lontstickersaantal 40
Etikettenaantal 40
Roerstaafjesaantal 50
Decoratieve droogbloemenaantal 6
Maatlepelsaantal 12

Schoonmaak

Herbruikbare tafelkledenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Plan per deelnemer een eigen werkplek en verdeel materialen vooraf. Zet wax, lonten, schenkbekers, roerlepels en een thermometer klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt; zo voorkom je wachtrijen bij één centrale tafel.
Controleer de stroomvoorziening minstens één dag eerder. Tel de inductiekookplaten, smeltpannen, stekkerdozen en verlengsnoeren bij elkaar op en laat kabels niet door looppaden lopen.
Knip de lonten vooraf op maat en leg ze per werkplek klaar. Lonten pas tijdens de workshop knippen kost tijd en maakt het lastiger om iedereen dezelfde uitleg en begeleiding te geven.
Richt de ruimte in met aparte zones voor registratie, smelten en koffie of thee. Houd de registratietafel uit de buurt van hete apparatuur en zet afvalbakken op meerdere plekken, zodat restjes wax niet op de werkbladen belanden.
Geef de veiligheidsinstructies voordat de wax wordt verwarmd. Hang ze zichtbaar op en wijs deelnemers op hitteschermhandschoenen, hete smeltpannen en het feit dat wax niet zonder toezicht op een kookplaat blijft staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig voor een kaarsenworkshop?: Reserveer minimaal 2,5 tot 3 uur voor ontvangst, uitleg, het smelten en verwerken van wax en het opruimen. Plan daarnaast minstens 60 minuten vooraf voor tafels, smeltstations en materiaalverdeling.
Hoeveel deelnemers passen er in een kaarsenworkshop?: Houd per deelnemer één werkplek aan en tel het aantal inductiekookplaten en smeltpannen dat je veilig kunt begeleiden. Bij meer dan 10 deelnemers heb je meestal extra begeleiding of een indeling in kleine groepen nodig.
Wanneer moet je wax en lonten bestellen voor een kaarsenworkshop?: Bestel wax, lonten en geurstoffen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf. Controleer de levering vervolgens minstens 3 dagen voor de workshop, zodat je ontbrekende hoeveelheden nog kunt aanvullen.
Wat moet je klaarzetten voor de veiligheid bij een kaarsenworkshop?: Zet per smeltstation een digitale thermometer, hitteschermhandschoenen en een stabiele smeltpan klaar. Hang de veiligheidsinstructies op voordat deelnemers arriveren en controleer alle stekkerdozen en verlengsnoeren dezelfde dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.