Zo organiseer je een judotoernooi zonder wedstrijddagstress

Begin met de wedstrijdopzet en werk daarna pas de praktische uitvoering uit. Leg datum, locatie, reglement, leeftijdscategorieën en gewichtsklassen vast voordat je inschrijvingen opent. Vervolgens regel je scheidsrechters, wedstrijdjury, EHBO en vrijwilligers, terwijl je deelnemers en betalingen bijhoudt. In de laatste week controleer je de matten, scoreborden, wedstrijdklokken, weegschaal en geluidsinstallatie. Zo weet iedereen op de dag zelf waar hij moet zijn en wanneer hij aan de beurt is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
3
Leeftijdscategorieën bepalen
2 personen
4
Gewichtsklassen indelen
2 personen
5
Wedstrijdschema opzetten
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Scheidsrechters benaderen
2 personen
9
Wedstrijdjury benaderen
2 personen
10
EHBO'er benaderen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Inschrijfgeld controleren
2 personen
14
Deelnemerslijst afronden
2 personen
15
Poules samenstellen
3 personen
16
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
17
Certificaten voorbereiden
2 personen
18
Prijzen bestellen
19
Reserveringen bevestigen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Omroepteksten schrijven
22
Plattegrond maken
23
Materiaal controleren
3 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Prijzen en certificaten sorteren
2 personen
26
Wedstrijdmappen klaarzetten
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Vloer controleren
3 personen
30
Matten neerleggen
6 personen
31
Matten vastzetten
4 personen
32
Wedstrijdtafels opstellen
3 personen
33
Publieksstoelen opstellen
4 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Weegpunt inrichten
2 personen
36
Jurytafels inrichten
3 personen
37
Geluid en microfoon testen
2 personen
38
bewegwijzering ophangen
2 personen
39
EHBO-materiaal klaarleggen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Deelnemers wegen
3 personen
44
Wedstrijdindeling bevestigen
3 personen
45
Opening aankondigen
2 personen
46
Wedstrijden begeleiden
8 personen
47
Wedstrijdresultaten noteren
4 personen
48
Omroepen van wedstrijden
2 personen
49
Publiek informeren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Eten aanvullen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Matten tussentijds controleren
2 personen
54
Pauzes aankondigen
55
Finales voorbereiden
4 personen
56
Finales begeleiden
6 personen
57
Winnaars controleren
2 personen
58
Prijsuitreiking houden
4 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Publieksstoelen opruimen
4 personen
62
Jurytafels opruimen
3 personen
63
Matten afbouwen
6 personen
64
Materiaal sorteren
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Geleend materiaal retourneren
2 personen
69
Uitslagen publiceren
70
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 80
Mattenrandaantal 20
Mattenverbindersaantal 80
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Weegschaalaantal 2
Judo-bandenaantal 20
Rode en witte lintenaantal 20
Reservejudopakkenaantal 4
Kegelsaantal 12
Trainingslintenaantal 12
Juryfluitjesaantal 6

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Jurytafelsaantal 4
Tafels cateringaantal 4
Stoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoon
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmandenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Desinfectiesprayaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Decoratie

Wedstrijdnummerbordenaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Podiumlintenaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier pas nadat leeftijdscategorieën en gewichtsklassen zijn vastgesteld. Vraag meteen naam, geboortejaar, gewichtsklasse, club, contactgegevens en dieetwensen uit; wijzigingen achteraf veroorzaken extra werk bij de poule-indeling.
Plan het wegen ruim vóór de eerste partij. Houd per categorie een actuele deelnemerslijst bij en maak de poules pas definitief nadat het inschrijfgeld is gecontroleerd en ontbrekende gegevens zijn nagevraagd.
Maak voor elke wedstrijd een wedstrijdkaart en zet het schema ook op een laptop of geprinte versie klaar. Controleer per mat een scorebord, wedstrijdklok en juryfluitje, plus verlengkabels en opgeladen batterijen voor de communicatie.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok toe, in plaats van alleen een algemene oproep te doen. Reserveer aparte mensen voor inschrijving, weging, matbegeleiding, catering, juryondersteuning en de prijsuitreiking.
Sorteer prijzen en certificaten vóór de start per leeftijdscategorie of poule. Schrijf omroepteksten vooraf uit en test microfoons, geluidsinstallatie en megafoon vóór de eerste deelnemers binnenkomen; een lege batterij wordt op een toernooidag snel een probleem.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een judotoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere leeftijds- en gewichtsklassen. In die periode regel je locatie, reglement, officials, inschrijvingen, materiaal en vrijwilligers; plan de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel scheidsrechters en juryleden heb je nodig voor een judotoernooi?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdmatten. Reken per actieve mat op minimaal 1 scheidsrechter en 1 jurylid; bij 3 matten zijn dat dus minstens 3 scheidsrechters en 3 juryleden, plus reservebezetting voor pauzes.
Wanneer maak je de poules en het wedstrijdschema?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijvingen binnenkomen, maar leg poules en schema pas definitief vast nadat het inschrijfgeld, gewichtsklasse en de deelnemerslijst zijn gecontroleerd. Doe dat bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór het toernooi.
Hoeveel judomatten heb je nodig voor een judotoernooi?: Bepaal het aantal op basis van het gewenste aantal gelijktijdige partijen en de beschikbare ruimte. Plan per wedstrijdmat ook een mattenrand, mattenverbinders, scorebord, wedstrijdklok en voldoende vrije loopruimte rond de mat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.