Zo organiseer je een judotoernooi

Begin met de datum, sporthal en het wedstrijdreglement voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna bepaal je de categorieën, leg je scheidsrechters en tafeldiensten vast en richt je de inschrijving in. Reken vervolgens tijd in voor het controleren van aanmeldingen, het maken van poules en het afdrukken van wedstrijdpapieren. Op de wedstrijddag draait veel om een strakke briefing, een complete matopstelling en een sporthal die ruim voor de eerste partij open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
4
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
5
Scheidsrechters vastleggen
6
Tafeldienst vastleggen
7
EHBO-medewerker vastleggen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersinformatie versturen
13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
14
Wedstrijdschema maken
2 personen
15
Poules indelen
2 personen
16
Startlijsten afdrukken
17
Scoreformulieren afdrukken
18
Routeborden voorbereiden
19
Medewerkersbriefing maken
20
Medewerkersindeling verspreiden
21
Prijzen ophalen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Sportmateriaal controleren
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Sporthal openen
2 personen
26
Tatami inspecteren
3 personen
27
Tatami leggen
8 personen
28
Wedstrijdtafels plaatsen
4 personen
29
Scoreborden installeren
3 personen
30
Stroomvoorziening controleren
2 personen
31
Publiekstribune opstellen
5 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Wegwijzers ophangen
2 personen
36
Prijzen uitstallen
37
Scheidsrechtersbriefing houden
5 personen
38
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Gewichten controleren
3 personen
42
Wedstrijdkaarten uitdelen
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Wedstrijden begeleiden
8 personen
46
Scores registreren
4 personen
47
Wedstrijdschema bijwerken
2 personen
48
Deelnemers naar mat begeleiden
2 personen
49
Publiek informeren
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Snacks aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Tatami tussentijds controleren
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Finalisten bekendmaken
57
Finales begeleiden
6 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
59
Bedankwoord uitspreken
60
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Catering afbouwen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
6 personen
64
Scoreborden uitschakelen
2 personen
65
Tatami opruimen
8 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Sporthal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten controleren
2 personen
69
Inventaris controleren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers informeren over uitslagen
74
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 80
Matrandmarkeringaantal 4
Wedstrijdbanden roodaantal 20
Wedstrijdbanden witaantal 20
Judo-scorebordenaantal 4
Stopwatchaantal 6
Fluitjesaantal 6
Wedstrijdtafelsaantal 4
Wedstrijdstoelenaantal 16
Weegschaalaantal 2
Judohelmenaantal 2
Trainingshesjesaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Scoreformulierenaantal 250
Wedstrijdkaartenaantal 150

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Publieksstoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
EHBO-koffer
Koelboxenaantal 4
Acculadersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Bannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumbordjesaantal 3
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 60

Schoonmaak

Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdcategorieën en het reglement vast voordat het inschrijfformulier online gaat. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet omboeken of ontbrekende gegevens moet opvragen.
Verwerk aanmeldingen niet pas vlak voor het toernooi. Controleer gewicht, leeftijd en categorie zodra een inschrijving binnenkomt en verzamel dieetwensen en vervoersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijddag.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst definitief is. Deel daarna de poules in en druk startlijsten, wedstrijdkaarten en scoreformulieren af; neem ook extra exemplaren mee voor wijzigingen op de dag zelf.
Plan per wedstrijdmat een vaste tafeldienst, scheidsrechter en benodigde materialen. Controleer onder meer judomatten, matrandmarkering, scorebord, stopwatch, fluitje en rode en witte wedstrijdbanden vóór het openen van de zaal.
Geef medewerkers een korte briefing met hun plek, wisselmomenten en aanspreekpunt. Zet registratietafels, wedstrijdtafels, stoelen en routeborden klaar voordat deelnemers binnenkomen, zodat de ontvangst niet door de eerste partijen heen loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een judotoernooi organiseren?: Leg de datum en sporthal bij voorkeur minstens 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna snel scheidsrechters, tafeldiensten en EHBO, zodat je het evenement niet op het laatste moment rond die beschikbaarheid moet bouwen.
Wanneer moet je de inschrijving voor een judotoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving minimaal 7 dagen voor het toernooi, zodat je deelnemerslijst, categorieën en poules kunt controleren. Houd daarna tijd over om het wedstrijdschema, de startlijsten en de scoreformulieren te maken.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een judotoernooi?: Tel per wedstrijdmat minimaal 1 scheidsrechter en 2 mensen voor de wedstrijdtafel, plus medewerkers voor registratie, EHBO en zaalcoördinatie. Bij meerdere matten moet je de tafeldienst en scheidsrechter per mat afzonderlijk plannen.
Wat moet je de dag voor een judotoernooi controleren?: Controleer de definitieve deelnemerslijst, poule-indeling, wedstrijdkaarten en route-informatie. Leg ook sportmateriaal, printer, laptop, verlengsnoeren, scoreborden en papieren klaar, zodat de sporthalopening niet afhankelijk is van zoekwerk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.