Cómo organizar un torneo de judo sin perder el control

Un torneo de judo se organiza en este orden: primero aseguras la fecha y el pabellón, después defines el reglamento y las categorías, y solo entonces abres las inscripciones. Cuando ya conoces el número de participantes, preparas los grupos, el horario y las hojas de puntuación. La báscula, las colchonetas, los árbitros y el servicio de mesa suelen causar problemas si se dejan para la última semana. Reserva también tiempo para informar al personal y abrir el polideportivo antes de que lleguen los judocas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del torneo
2 personas
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
4
Determinar las categorías del concurso
2 personas
5
Contratar árbitros
6
Asignar servicio de mesa
7
Asignar personal de primeros auxilios
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar información de transporte
13
Comprobar la lista de participantes
2 personas
14
Hacer el horario del concurso
2 personas
15
Distribuir los grupos
2 personas
16
Imprimir las listas de salida
17
Imprimir las hojas de puntuación
18
Preparar señales de ruta
19
Preparar la reunión informativa del personal
20
Distribuir la asignación del personal
21
Recoger los premios
22
Hacer la compra
2 personas
23
Comprobar el material deportivo
2 personas
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Abrir el polideportivo
2 personas
26
Inspeccionar el tatami
3 personas
27
Colocar tatami
8 personas
28
Colocar las mesas de competición
4 personas
29
Instalar las pizarras de puntuación
3 personas
30
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
31
Montar la grada del público
5 personas
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Montar la mesa de catering
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Colgar señalizadores
2 personas
36
Exponer los premios
37
Dar la charla a los árbitros
5 personas
38
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas

Evento

39
Recepción de participantes
4 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Comprobar los pesos
3 personas
42
Repartir las tarjetas del concurso
2 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Guiar el calentamiento
2 personas
45
Supervisar las competiciones
8 personas
46
Registrar las puntuaciones
4 personas
47
Actualizar el calendario de la competición
2 personas
48
Guiar a los participantes hacia la colchoneta
2 personas
49
Informar al público
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer café y té
2 personas
52
Reponer snacks
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar el tatami a mitad de evento
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Anunciar a los finalistas
57
Acompañar las finales
6 personas
58
Gestionar la entrega de premios
4 personas
59
Dar el discurso de agradecimiento
60
Despedir a los participantes
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Desmontar el catering
3 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
6 personas
64
Apagar los marcadores
2 personas
65
Recoger el tatami
8 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
68
Comprobar los baños
2 personas
69
Comprobar el inventario
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Recoger el catering sobrante
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Informar a los participantes sobre los resultados
74
Devolver objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de judocant. 80
Marcación de alfombracant. 4
Cintas rojas de competicióncant. 20
Cintas de competición blancascant. 20
Marcadores de puntuación de judocant. 4
Cronómetrocant. 6
Silbatoscant. 6
Mesas de competicióncant. 4
Sillas de competicióncant. 16
Básculacant. 2
Cascos de judocant. 2
Chalecos de entrenamientocant. 12
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Hojas de puntuacióncant. 250
Tarjetas de competicióncant. 150

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas de cateringcant. 4
Asientos para el públicocant. 120
Sillas plegablescant. 20
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfono móvilcant. 2
Megáfono
Botiquín de primeros auxilios
Neveras portátilescant. 4
Cargadores de bateríacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 3
Papeleracant. 8

Decoración

Bannerscant. 4
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 8
Carteles para el escenariocant. 3
Medallascant. 60
Vasoscant. 12
Certificadoscant. 60

Limpieza

Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Indica desde el principio los límites de peso, las edades, los horarios y cualquier requisito específico para evitar cambios posteriores.
Calcula el personal según el número de tatamis y combates simultáneos. Cada zona necesita árbitros, servicio de mesa y acceso a primeros auxilios; confirma estas personas antes de enviar las invitaciones.
Cuando termine la inscripción, comprueba los nombres y distribuye los grupos con varios días de margen. Después imprime las listas de salida y las hojas de puntuación, y guarda copias digitales en el portátil.
Revisa el material deportivo en una sesión separada, no al abrir el pabellón. Comprueba las colchonetas, la marcación de la alfombra, los marcadores, los cronómetros, los silbatos y la báscula; deja preparados también los alargadores y las regletas.
Planifica la apertura del polideportivo al menos 60 minutos antes del primer combate. En ese intervalo puedes colocar las mesas de registro y competición, las sillas, las señales de ruta, las neveras y el megáfono, además de hacer la reunión informativa del personal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La reserva del pabellón, los árbitros y las primeras invitaciones suelen necesitar más plazo que la compra del material.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para un torneo de judo?: Ábrelas cuando estén cerrados el reglamento, las categorías y el lugar, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 7 días antes del torneo para poder formar los grupos y preparar el horario.
¿Cuánto antes hay que preparar el pabellón?: Abre el polideportivo al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes, y reserva otros 30 minutos previos si necesitas montar varias zonas de competición. Así puedes probar los marcadores, el megáfono y la distribución del personal sin público alrededor.
¿Cuándo se hace el sorteo y el horario del torneo de judo?: Haz la distribución de grupos y el horario después de comprobar la lista definitiva de participantes, idealmente entre 3 y 5 días antes. Imprime las listas de salida y las hojas de puntuación como mínimo el día anterior y lleva algunas copias adicionales.

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